Nombreux sont les experts-comptables qui voient encore transiter les factures papier dans leur quotidien. Avec l’avènement de la facture électronique, c’est toute la profession qui doit se mettre au diapason et changer ses habitudes de travail. PPF, PDP, OD, Factur-X, e-invoicing, e-reporting… le jargon entourant la facturation électronique est déjà relativement bien intégré par les experts-comptables. Mais êtes-vous complètement enclins à passer à la facturation 100% électronique ? Voici 6 raisons pour vous convaincre d’en finir définitivement avec les factures papier.
1 – Se conformer à la règlementation
La loi de finances pour 2020 puis l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 imposent de façon progressive la généralisation de la facture électronique à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA et opérant en B2B. A partir du 1er janvier 2026, toutes les entreprises quelle que soit leur taille devront être équipées d’une plateforme (PPF ou PDP) pour échanger leurs factures. L’un des principaux avantages pour un expert-comptable de passer par une plateforme telle que jefacture.com, est d’avoir un accès centralisé à l’ensemble des factures de ses clients.
2 – Véhiculer une bonne image de marque
En qualité de conseillers et de prescripteurs de bonnes pratiques, les experts-comptables doivent montrer le bon exemple. Pour bien accompagner leurs clients vers la dématérialisation de leurs factures, il est primordial qu’ils soient eux-mêmes dotés de solutions digitales et ne recourent plus au papier pour leur facturation. Proposer à vos clients un outil simple et complet vous permettant de récupérer et traiter plus rapidement leurs factures donnera une image de marque moderne et fiable. L’image de marque – en plus du bouche-à-oreille – est essentielle : un cabinet qui s’adapte aux nouvelles habitudes de travail inspirera plus de confiance.
3 – Réduire les coûts
Les économies réalisées par l’arrêt des factures papier sont considérables. Chaque mois, les entreprises, y compris les cabinets d’expertise comptable, traitent des centaines de factures. Le coût de traitement d’une facture papier englobe les coûts d’impression (encre et papier), de l’entretien de l’imprimante, de l’affranchissement et de saisie… En prenant en compte les différents coûts, le traitement complet d’une facture papier est supérieur à 10 € et inférieur au coût d’un timbre poste pour sa version électronique. Multiplié par le nombre de factures traitées quotidiennement, le calcul des économies fait significativement pencher la balance en faveur des factures électroniques.
Par ailleurs, le passage à la facture électronique permet de supprimer l’archivage physique des documents et de libérer les salles d’archives car la facture électronique doit être archivée dans un système d’archivage électronique à valeur probante. Cette transition offre aux cabinets l’opportunité soit de réaménager les salles d’archives dans les bureaux pouvant accueillir de nouveaux postes de travail, soit de partager ces espaces et ainsi de réduire les charges locatives.
4 – Diminuer les risques liés à des erreurs de saisie
Le traitement des factures papier requiert une vigilance accrue de la part des experts-comptables et leurs collaborateurs en charge de la saisie. En pratique, dès la phase de vérification des factures, il existe un risque de saisir des factures sur le mauvais compte client ou d’en laisser passer alors qu’elles sont incomplètes. Le traitement répétitif des factures peut amener à commettre des erreurs de saisie sur les montants par exemple ou à faire des doublons voire à perdre des documents papier. Ces erreurs ne sont pas directement repérées et ne sont pas régularisées automatiquement. Avec la dématérialisation, il est plus facile d’automatiser les processus. L’utilisation d’un outil OCR par exemple, permet de détecter les informations essentielles de la facture et de générer automatiquement des écritures comptables pour intégration dans les solutions de production, le tout en diminuant ainsi le risque d’erreurs de saisie.
5 – Réduire les tâches à faible valeur ajoutée
Avec la fin des factures papier, les experts-comptables, mais surtout leurs collaborateurs peuvent dire aurevoir à un certain nombre de tâches chronophages comme l’impression, la mise sous pli ou encore l’affranchissement et même la saisie comptable. Par ailleurs, en utilisant la plateforme comme jefacture.com, l’expert-comptable est assuré de récupérer automatiquement toutes les factures traitées de ses clients dans un seul et même endroit. Ainsi, il ne lui restera plus qu’à les vérifier. Enfin, rechercher une facture ne prendra que quelques clics contrairement à une facture papier archivée dans une armoire ou un autre espace de stockage. En réduisant considérablement des tâches chronophages, les cabinets d’expertise comptable libèrent du temps pour se consacrer à de nouvelles missions telles que l’ECF, le conseil client, la relance et le recouvrement pour le compte de leurs clients…
6 – Mieux gérer et sécuriser les factures
En s’équipant d’un outil de traitement des factures, les experts-comptables peuvent mieux gérer les cycles de facturation en automatisant les workflows. Les délais de paiement sont raccourcis et les erreurs de saisie évitées. Par ailleurs, l’archivage électronique, contrairement à son équivalent physique, entraîne moins de risques de perte ou de destruction des documents (incendies, inondations, erreurs humaines…).
jefacture.com propose de nombreuses fonctionnalités pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients dont la création et la collecte des factures, l’OCR et le vidéocodage, la distribution et le règlement des factures, l’intégration comptable, l’archivage, etc. Elle garantit également à l’expert-comptable de rester au cœur des flux de facturation de ses clients grâce à l’accès aux dossiers de ses clients entreprises.
Vous souhaitez en finir dès à présent avec les factures papier ? Découvrez la plateforme jefacture.com, dédiée aux cabinets d’expertise comptable et leurs clients. Contactez-nous !