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COMMUNIQUE DE PRESSE

 

Paris, le 05 Mai 2023 – Face au succès du premier Tour de la Facture Electronique organisé en 2022, ECMA, éditeur de jefacture.com renouvèle son roadshow du 31 mai au 13 décembre 2023. Les équipes viendront à la rencontre des experts-comptables et de leurs collaborateurs dans 24 villes en France métropolitaine, Corse et Territoires ultra-marins*. L’objectif de cette deuxième édition est de décrypter en détail l’obligation de facturation électronique et de délivrer des conseils opérationnels pour la mise en place de jefacture.com, la future Plateforme de Dématérialisation Partenaires (PDP) de la profession, dans les cabinets et chez leurs clients.

 

jefacture.com, la future PDP pour accompagner les entreprises dans l’obligation de facturation électronique

 

Pensée par des experts-comptables pour les experts-comptables, jefacture.com est la plateforme de facturation électronique dédiée aux cabinets d’expertise comptable et à leurs clients. La plateforme simplifie depuis déjà plus de 3 ans le quotidien de nombreux cabinets et entreprises clientes. Elle permet aux experts-comptables de récupérer automatiquement les flux de facturation de l’ensemble des clients du cabinet grâce à un accès dédié et d’éviter ainsi le risque de désintermédiation.

« Le compte à rebours est lancé ! Dans un peu plus de 12 mois, tous les assujettis à la TVA établis en France seront concernés par la première échéance de l’obligation. Le rôle de l’expert-comptable est primordial dans l’accompagnement des TPE/PME pour opérer cette transition vers la facturation électronique mais aussi pour épauler et guider les dirigeants dans le choix d’une plateforme de facturation électronique efficiente et adaptée à leurs besoins (PDP ou PPF).

Aujourd’hui, la plateforme jefacture.com est plébiscitée par des milliers de cabinets et leurs clients et déjà interconnectée avec plusieurs outils de production. Demain, en se positionnant en tant que PDP, la plateforme sera également habilitée à transmettre les factures aux plateformes destinataires et à communiquer les données de transaction et de paiement à l’administration fiscale.

La première édition du Tour de la facture électronique a suscité un réel intérêt et a réuni près de 700 experts-comptables et collaborateurs. Il était évident pour nous de continuer à informer, sensibiliser et accompagner les cabinets pour les préparer pour l’échéance du 1^er juillet 2024. » commente Benjamin Royoux, Directeur Marketing & Alliances chez ECMA.

 

Un Tour de la Facture Electronique à travers 24 dates en France Métropolitaine et Outre-Mer

 

Le Tour de la Facture Électronique débutera le 31 mai à Bordeaux et prendra fin le 13 décembre à Toulouse.

Au programme de ces rencontres d’une demi-journée, le décryptage de l’obligation de facturation électronique, des échanges sur le rôle à jouer par l’expert-comptable dans cette transition et des conseils sur la mise en place de jefacture.com dans les cabinets et chez les clients.

« Nous avons vraiment hâte de débuter cette nouvelle édition du Tour de la facture électronique. C’est encore une belle occasion pour nous de rencontrer les experts-comptables ainsi que leurs collaborateurs. Ces demi-journées sont de véritables moments d’échange et de partage autour de ce sujet phare qu’est la facturation électronique ! », conclut Jessica Poussart, chef de produit jefacture.com.

*Pour connaître toutes les dates de ce Tour de la Facture Électronique et s’inscrire, rendez-vous sur : http://tfe2023.clcomevents.fr/

 

A propos d’ECMA

 

Association loi 1901 créée à l’initiative du Conseil National de l’ordre des experts-comptables, ECMA est une structure dédiée à la production et la commercialisation des solutions numériques facilitant et sécurisant le quotidien de la profession d’expert-comptable.

Parmi ces solutions :

• jedeclare.com, la solution digitale à succès qui facilite les déclarations fiscales et sociales de près de 3 millions d’entreprises ainsi que la collecte de données bancaires
• jesignexpert.com, la plateforme de signature et de scellement en ligne pensée par la profession comptable
• jefacture.com, la plateforme de facturation électronique des experts-comptables et de leurs clients
• conformexpert.com, la solution d’Examen de Conformité Fiscale des experts-comptables
• jedataviz.com, la solution de datavisualisation et d’analyse des experts-comptables

 

Pour suivre l’actualité d’ECMA sur Linkedin : @jedeclarejesignexpertjefacture

 

Contact presse : Agence OXYGEN

Chloé Raymondeau –  chloe.r@oxygen-rp.com – 06 77 01 97 88
Sandra Codognotto- sandra.c@oxygen-rp.com – 06 63 92 36 00

L’obligation de facture électronique a fait émerger de nouveaux acteurs dans l’écosystème de facturation des entreprises. En effet, à compter du 1^er juillet 2024, toutes les factures devront transiter soit par le Portail Public de Facturation (PPF), qui jouera à la fois le rôle de plateforme d’échange des factures et celui de centralisateur de flux, soit par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Dans ce nouvel écosystème, les cabinets d’expertise comptable auront tout intérêt à choisir une PDP comme plateforme de référence, tant pour leurs propres factures que pour celles de leurs clients. Ce choix leur permettra entre autres de rester au cœur des flux de facturation des entreprises. Mais comment bien choisir sa PDP ? Nous avons répertorié 5 questions clés à poser préalablement avant de faire votre choix.

 

Question relative à la conformité

1. La plateforme est-elle bien immatriculée comme une PDP ?

A partir de septembre 2023, les plateformes pourront déposer des dossiers de candidature pour s’immatriculer auprès de la DGFiP. Pour ce faire, elles devront démontrer leurs capacités à accomplir les fonctionnalités attendues d’une PDP et apporter toutes les garanties nécessaires pour y parvenir. Dans les 12 mois qui suivront le dépôt de dossier, les futures PDP se feront auditer par des tiers indépendants qui s’assureront qu’elles répondent aux exigences de certification ISO 27001 et SecNumCloud, entre autres.

Conformément à l’article 290 B du code général des impôts, l’administration fiscale délivrera à la PDP un numéro d’immatriculation valable pour une durée de 3 ans renouvelable. Le décret n°2022-1299 du 07 octobre 2022 précise les conditions et les modalités de délivrance.

A l’heure actuelle, il est encore impossible pour les éditeurs de plateformes de factures électroniques de se définir comme PDP. A noter néanmoins que jefacture.com a déjà annoncé sa volonté de devenir la PDP et a commencé les travaux nécessaires pour être conforme aux exigences techniques.

 

Questions relatives aux fonctionnalités

2. Quels sont les services additionnels proposés par la PDP ?

Avant de comparer les fonctionnalités des PDP entre elles, il convient d’abord de faire la différence entre une PDP et le PPF. Une entreprise qui choisira le PPF profitera certes de la gratuité du service mais d’un nombre de fonctionnalités minimal. Au contraire, une PDP pourra proposer des fonctionnalités à forte valeur ajoutée en complément du service minimum.

Par exemple, la plateforme jefacture.com propose déjà des services complémentaires tels que le règlement des factures d’achat directement depuis la plateforme, un tableau de bord permettant de visualiser les prochaines échéances, le scellement des factures, un accès privilégié pour les experts-comptables aux dossiers de leurs clients… Autant de fonctionnalités qui feront gagner un temps précieux à l’entreprise, ainsi qu’à son expert-comptable.

3. Est-ce que la PDP sélectionnée simplifie le quotidien du cabinet ?

Un autre point à ne pas négliger est la simplicité d’utilisation de la plateforme par les collaborateurs du cabinet. Cette dernière ne doit en aucun alourdir la gestion quotidienne et offrir toute la richesse nécessaires répondant aux besoins du cabinet.

La plateforme jefacture.com, pensée par et pour la profession, place les experts-comptables au cœur des flux de facturation de leurs clients et par conséquent, évite le risque de désintermédiation pouvant intervenir en cas du choix du PPF par les entreprises. En effet, les cabinets bénéficient d’un accès aux dossiers de leurs clients, ce qui leur permet d’avoir une vision en temps réel de leurs flux et de récupérer automatiquement leurs factures en comptabilité. Si une entreprise choisit de passer par le PPF, elle devra soit partager ses accès avec son expert-comptable pour qu’il récupère ses factures, soit les lui transmettre par un autre moyen. Dans les deux cas, le fonctionnement ne sera pas le plus optimal.

 

Questions relatives à la mise en œuvre 

4. Est-ce que cette PDP est compatible avec les solutions déjà en place au sein de mon cabinet ?

De nombreux logiciels et applications sont déjà en place et utilisés quotidiennement au sein des cabinets. Avec l’arrivée de la facture électronique et des plateformes dédiées, le cabinet doit repenser toute son organisation pour interfacer de façon optimale les outils existants avec la PDP sélectionnée. En effet, les fonctionnalités proposées par la plateforme de facture électronique feront peut-être doublon avec l’un ou plusieurs outils déjà en place. Dans ce cas de figure, ils pourront potentiellement être remplacés ou complétés par la plateforme.

A noter que jefacture.com est déjà interconnecté avec un certain nombre d’outils (EBP, RCA, MyCompanyFiles, Welyb, RCA, iDocus, Effiz, Dext, MyUnisoft, ACD, Inqom…) et continuera à développer ses partenariats pour proposer des intégrations adaptées aux habitudes de travail des collaborateurs des cabinets d’expertise comptable mais également de leurs clients entreprises.

 

5. Quels sont les coûts afférents au déploiement de cette PDP ?

Pour répondre à cette question, il faudra tenir compte de plusieurs paramètres : coût de la plateforme, nécessité de former des équipes, les charges liées à l’intégration…

Le prix de la plateforme variera en fonction de la richesse fonctionnelle et des services offerts par la PDP sélectionnée. L’autre point à prendre en compte est la nécessité de former les collaborateurs à la facturation électronique et à l’utilisation de l’outil. Si vos collaborateurs ne sont pas à l’aise à l’utilisation de nouveaux outils, le risque de mettre plus de moyens et d’énergie dans la formation et la sensibilisation des équipes est grand. Il est donc primordial de faire le choix d’une plateforme qui propose un accompagnement suffisamment dimensionné aux besoins de votre cabinet : formation (webinaires, tutoriels vidéo), assistance dédiée, supports en ligne (guides, articles…).

jefacture.com offre un accès gratuit pour la gestion des factures des cabinets d’expertise comptable. Pour les clients du cabinet, les différents modes de facturation existent (à la consommation ou sous forme d’abonnement mensuel).

 

Il n’est pas trop tôt pour s’intéresser au choix de votre future plateforme qu’il s’agisse du PPF ou d’une PDP. La facture électronique est un sujet complexe qui suppose que votre cabinet soit bien préparé afin de répondre aux questions de vos collaborateurs mais également de vos clients. En effet, ces derniers vont avoir besoin que vous les guidiez vers l’option la plus efficace. Choisir une plateforme comme jefacture.com, c’est anticiper la réforme en familiarisant dès à présent vos clients avec le fonctionnement d’une future PDP. Il s’agit également d’une opportunité pour les cabinets de proposer de nouvelles missions. Avec un large panel de fonctionnalités, jefacture.com accompagne les experts-comptables vers la facturation électronique et l’automatisation de nombreuses tâches chronophages. Vous souhaitez en savoir plus sur notre plateforme ? Contactez-nous !

Nombreux sont les experts-comptables qui voient encore transiter les factures papier dans leur quotidien. Avec l’avènement de la facture électronique, c’est toute la profession qui doit se mettre au diapason et changer ses habitudes de travail. PPF, PDP, OD, Factur-X, e-invoicing, e-reporting… le jargon entourant la facturation électronique est déjà relativement bien intégré par les experts-comptables. Mais êtes-vous complètement enclins à passer à la facturation 100% électronique ?  Voici 6 raisons pour vous convaincre d’en finir définitivement avec les factures papier.

 

1 – Se conformer à la règlementation 

La loi de finances pour 2020 puis l’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 imposent de façon progressive la généralisation de la facture électronique à toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA et opérant en B2B. A partir du 1^er janvier 2026, toutes les entreprises quelle que soit leur taille devront être équipées d’une plateforme (PPF ou PDP) pour échanger leurs factures. L’un des principaux avantages pour un expert-comptable de passer par une plateforme telle que jefacture.com, est d’avoir un accès centralisé à l’ensemble des factures de ses clients.

 

2 – Véhiculer une bonne image de marque 

En qualité de conseillers et de prescripteurs de bonnes pratiques, les experts-comptables doivent montrer le bon exemple. Pour bien accompagner leurs clients vers la dématérialisation de leurs factures, il est primordial qu’ils soient eux-mêmes dotés de solutions digitales et ne recourent plus au papier pour leur facturation. Proposer à vos clients un outil simple et complet vous permettant de récupérer et traiter plus rapidement leurs factures donnera une image de marque moderne et fiable. L’image de marque – en plus du bouche-à-oreille – est essentielle : un cabinet qui s’adapte aux nouvelles habitudes de travail inspirera plus de confiance.

 

3 – Réduire les coûts

Les économies réalisées par l’arrêt des factures papier sont considérables. Chaque mois, les entreprises, y compris les cabinets d’expertise comptable, traitent des centaines de factures. Le coût de traitement d’une facture papier englobe les coûts d’impression (encre et papier), de l’entretien de l’imprimante, de l’affranchissement et de saisie… En prenant en compte les différents coûts, le traitement complet d’une facture papier est supérieur à 10 € et inférieur au coût d’un timbre poste pour sa version électronique. Multiplié par le nombre de factures traitées quotidiennement, le calcul des économies fait significativement pencher la balance en faveur des factures électroniques.

Par ailleurs, le passage à la facture électronique permet de supprimer l’archivage physique des documents et de libérer les salles d’archives car la facture électronique doit être archivée dans un système d’archivage électronique à valeur probante. Cette transition offre aux cabinets l’opportunité soit de réaménager les salles d’archives dans les bureaux pouvant accueillir de nouveaux postes de travail, soit de partager ces espaces et ainsi de réduire les charges locatives.

 

4 – Diminuer les risques liés à des erreurs de saisie

Le traitement des factures papier requiert une vigilance accrue de la part des experts-comptables et leurs collaborateurs en charge de la saisie. En pratique, dès la phase de vérification des factures, il existe un risque de saisir des factures sur le mauvais compte client ou d’en laisser passer alors qu’elles sont incomplètes. Le traitement répétitif des factures peut amener à commettre des erreurs de saisie sur les montants par exemple ou à faire des doublons voire à perdre des documents papier. Ces erreurs ne sont pas directement repérées et ne sont pas régularisées automatiquement. Avec la dématérialisation, il est plus facile d’automatiser les processus. L’utilisation d’un outil OCR par exemple, permet de détecter les informations essentielles de la facture et de générer automatiquement des écritures comptables pour intégration dans les solutions de production, le tout en diminuant ainsi le risque d’erreurs de saisie.

 

5 – Réduire les tâches à faible valeur ajoutée

Avec la fin des factures papier, les experts-comptables, mais surtout leurs collaborateurs peuvent dire aurevoir à un certain nombre de tâches chronophages comme l’impression, la mise sous pli ou encore l’affranchissement et même la saisie comptable. Par ailleurs, en utilisant la plateforme comme jefacture.com, l’expert-comptable est assuré de récupérer automatiquement toutes les factures traitées de ses clients dans un seul et même endroit. Ainsi, il ne lui restera plus qu’à les vérifier. Enfin, rechercher une facture ne prendra que quelques clics contrairement à une facture papier archivée dans une armoire ou un autre espace de stockage. En réduisant considérablement des tâches chronophages, les cabinets d’expertise comptable libèrent du temps pour se consacrer à de nouvelles missions telles que l’ECF, le conseil client, la relance et le recouvrement pour le compte de leurs clients…

 

6 – Mieux gérer et sécuriser les factures 

En s’équipant d’un outil de traitement des factures, les experts-comptables peuvent mieux gérer les cycles de facturation en automatisant les workflows. Les délais de paiement sont raccourcis et les erreurs de saisie évitées. Par ailleurs, l’archivage électronique, contrairement à son équivalent physique, entraîne moins de risques de perte ou de destruction des documents (incendies, inondations, erreurs humaines…).

 

jefacture.com propose de nombreuses fonctionnalités pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients dont la création et la collecte des factures, l’OCR et le vidéocodage, la distribution et le règlement des factures, l’intégration comptable, l’archivage, etc. Elle garantit également à l’expert-comptable de rester au cœur des flux de facturation de ses clients grâce à l’accès aux dossiers de ses clients entreprises.

Vous souhaitez en finir dès à présent avec les factures papier ? Découvrez la plateforme jefacture.com, dédiée aux cabinets d’expertise comptable et leurs clients. Contactez-nous !

Partenaires de confiance, les experts-comptables sont aux premières loges pour accompagner leurs clients dans la digitalisation de leurs entreprises et notamment dans le sujet phare de ces prochaines années : la mise en place de la facture électronique. Effective à partir du 1^er juillet 2024, l’obligation de la facture électronique sera un véritable bouleversement pour certains de vos clients encore peu digitalisés. Agissant au cœur des flux de facturation, vous êtes à même de guider les entreprises dans le choix des solutions les plus adaptées à leur organisation. Cependant, pour pouvoir accompagner au mieux vos clients dans cette transition, il faut que votre cabinet ait lui-même passé le cap de la dématérialisation. Experts-comptables, êtes-vous prêts pour la généralisation de la facture électronique ?

 

Facture électronique : préparer son cabinet à cette transition numérique

Un enjeu d’image face à vos clients

Si le calendrier de déploiement initialement prévu a été reporté, c’est aussi en partie pour laisser plus de temps aux TPE/PME pour s’adapter aux changements à venir. Temps nécessaire surtout pour les entreprises qui gèrent encore des factures (de vente et d’achat) au format papier. L’expert-comptable a évidemment un rôle de conseiller privilégié à jouer en les accompagnant dès maintenant dans cette nouvelle étape.

Pour d’autres entreprises, la transition numérique a déjà commencé depuis longtemps. C’est un avantage indéniable pour vous car ils sont déjà très certainement convaincus des bénéfices de la dématérialisation. Cependant, il est nécessaire de vous assurer qu’ils utilisent des solutions de gestion des factures dont les fonctionnalités permettent un travail collaboratif et simplifient les échanges entre les entreprises et leur expert-comptable. Aider à choisir une plateforme (PPF ou PDP) à vos clients permet d’anticiper ce risque et montre que vous maitrisez le sujet.

Dans ces deux cas de figure, les cabinets ont tout intérêt à se saisir rapidement du sujet de la facture électronique pour prendre pleinement leur rôle d’expert conseil.

 

Les bonnes pratiques à adopter au sein du cabinet

En attendant que l’obligation entre en vigueur, les cabinets d’expertise comptable doivent d’ores et déjà préparer le terrain en :

• • Discutant avec les collaborateurs du cabinet pour les préparer au changement à venir et les rassurer sur l’avenir de leur métier et leurs missions ce qui permettra d’emporter l’adhésion du plus grand nombre. L’objectif : mettre en avant les atouts de cette obligation réglementaire, dont celui du renforcement de la relation client grâce à la suppression des tâches à faible valeur ajoutée.
  • Formant les collaborateurs : ECMA s’est déjà mis en ordre de marche en proposant des webinaires hebdomadaires de découverte de jefacture.com, future plateforme de la profession ainsi qu’en participant à de nombreux évènements (Assemblées générales, journées du numérique, etc) pour sensibiliser les cabinets aux enjeux de la facture électronique.
  • Mettant en place un référent digital : qu’il soit expert-comptable ou collaborateur, il aura pour mission de tester, déployer et former aux outils les équipes du cabinet et les clients.
  • S’équipant d’un outil adapté : face à la multitude d’acteurs, il est préférable d’orienter son choix vers un prestataire qui œuvre dans l’intérêt de la profession. C’est le cas jefacture.com, plateforme ayant vocation à devenir Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). La solution est pensée par et pour des experts-comptables, fonctionnant comme un guichet unique pour les factures d’achat et de vente de leurs clients.

 

Quelles solutions choisir pour son cabinet d’expertise comptable ?

PPF, PDP, OD,  à chacun son fonctionnement

PPF : Portail Public de Facturation 

Le Portail Public de Facturation est la plateforme étatique offrant des services d’échange de factures en B2B. Elle s’inspirera probablement du portail Chorus Pro, solution déployée pour répondre à l’obligation de la généralisation de la facturation électronique à destination du secteur public. Les entreprises pourront y saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures. Le PPF centralisera également les factures et les données de facturation pour les transmettre à l’administration fiscale. Il aura également pour rôle de gérer l’annuaire qui référencera la plateforme (PPF ou PDP) choisie par les entreprises concernées par la réforme.

 

PDP : Plateformes de Dématérialisation Partenaires

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires sont des plateformes privées immatriculées par l’administration fiscale pour une durée de 3 ans renouvelable. Les PDP seront en mesure d’assurer les fonctionnalités minimales prévues par la réforme mais pourront également intégrer des services complémentaires à forte valeur ajoutée pour les entreprises. Par exemple, elles pourront proposer le règlement des factures directement depuis la plateforme ou offrir un accès dédié aux factures de leurs clients pour l’expert-comptable.

 

OD : Opérateurs de Dématérialisation

L’obligation de facture électronique n’interdit pas le recours aux Opérateurs de Dématérialisation non immatriculés (éditeurs de logiciels d’ERP, de CRM, de pré-comptabilité…). Elle précise en revanche que ces derniers devront obligatoirement transmettre les factures via les plateformes reconnues (PPF ou PDP) et qu’ils ne pourront ni transmettre les factures électroniques directement aux plateformes destinataires, ni extraire les données pour l’administration fiscale.

Le choix du PPF ou d’une PDP est libre et devra se faire au regard des besoins du cabinet d’expertise comptable et de ses clients. Néanmoins, vous et vos clients devez faire ce choix en ayant en tête le calendrier de déploiement suivant :

• • Au 1^er juillet 2024 : généralisation de la facture électronique en réception pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA et opérant en B2B ; obligation d’émission de factures au format électronique pour les grandes entreprises. Il faudra donc impérativement avoir fait le choix d’une plateforme pour recevoir vos factures avant cette date.
  • Au 1^er janvier 2025 : obligation de facturation électronique en émission étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI).
  • Au 1^er janvier 2026 : obligation de facturation électronique en émission généralisée, applicable aux petites et moyennes entreprises (TPE/PME) et aux microentreprises.

 

PDP, la solution privilégiée des cabinets 

Nombreux sont les outils digitaux qui aujourd’hui proposent des solutions pour digitaliser les flux des entreprises mais qui pourraient, demain, tendre à disparaître ou à se réinventer avec la généralisation de la facturation électronique. Le risque pour les experts-comptables porte sur la désintermédiation qu’engendrerait l’arrivée de nouveaux acteurs prêts à s’emparer de ce marché. En perdant la vision sur les factures de vos clients, vous perdriez alors votre place au cœur de leurs flux de facturation.

 

Choisir une PDP comme jefacture.com, c’est anticiper l’obligation de facture électronique en familiarisant dès maintenant vos clients avec le fonctionnement d’une future plateforme. Il s’agit également d’une opportunité pour les cabinets de proposer de nouvelles prestations et de remettre la relation client au cœur des préoccupations du cabinet. jefacture.com propose un large éventail de fonctionnalités à destination des cabinets et de leurs clients et participe à l’automatisation de nombreuses tâches chronophages. Vous souhaitez en savoir plus sur notre solution de gestion des factures électroniques ? Contactez-nous !

A compter du 1^er janvier 2026, les TPE/PME, comme les plus grandes entreprises un peu plus tôt, devront se conformer à l’obligation d’émettre des factures électroniques. En tant que conseillers privilégiés des entreprises, les experts-comptables sont les mieux placés pour les accompagner dans cette transition digitale. Voici 5 exemples d’actions à mettre en œuvre pour y parvenir.

 

1 – Etablir un état des lieux de l’existant

Collaborer au quotidien avec les TPE/PME est un véritable avantage pour les experts-comptables qui, de ce fait, bénéficient d’une connaissance des processus de facturation de leurs clients. Les cabinets d’expertise comptable ont ainsi la capacité de mesurer le degré de maturité des TPE/PME pour la mise en place de la facture électronique.

Avant que l’expert-comptable ne se lance pleinement dans l’élaboration d’une stratégie d’accompagnement de son client, il est recommandé de cartographier l’existant. Quel est le fonctionnement actuel du processus de facturation de son client ? Quels sont les outils utilisés ? Quel est son niveau des connaissances des obligations réglementaires concernant la facture électronique ?  Combien de factures (clients et fournisseurs) sont traitées par mois ?

En analysant les résultats obtenus, les experts-comptables en sauront davantage sur les impacts de la nouvelle réglementation sur leurs clients TPE/PME et sur les éventuels freins qu’ils rencontreront. Ils seront plus à même de proposer des actions à mettre en place pour faciliter le déploiement de la facture électronique.

 

2 – Sensibiliser les TPE/PME à la e-facture

Plus les experts-comptables anticiperont les discussions autour de la facturation électronique, mieux la transition se déroulera. La sensibilisation des TPE/PME passe inévitablement par un rappel de la réglementation qui encadre la facture électronique, mais surtout par une explication des changements qui en découlent. La terminologie juridique pouvant être complexe, l’expertise des cabinets pour décrypter le cadre législatif est d’autant plus précieuse pour certains clients très éloignés de ces problématiques. L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions domestiques BtoB entre assujettis à la TVA (« e-invoicing ») et à la transmission de données de facturation et de transaction à l’administration fiscale (« e-reporting »), a reporté le calendrier initial de la loi de finances pour 2020 afin de permettre un déploiement plus progressif entre 2024 et 2026.

A noter que certaines TPE/PME ont déjà débuté la digitalisation de leurs factures. En effet, depuis le 1er janvier 2020, elles ont l’obligation de passer par la plateforme Chorus Pro pour transmettre leurs factures à leurs clients du secteur public (l’Etat, les collectivités, les établissements publics…). Un avant-goût de ce qui les attend au 1er janvier 2026.

 

3 – Présenter les bénéfices de la facture électronique pour leur entreprise

Pour convaincre les clients TPE/PME des bienfaits de la facture électronique, pourquoi ne pas présenter les bénéfices qu’ils en tireront ? C’est un excellent moyen de leur faire accepter ce changement. Grâce à la facture électronique, les entreprises réduiront leurs coûts d’émission de factures par rapport à la version papier et gagneront en efficacité et en productivité en supprimant les traitements manuels, potentiellement sujets à erreurs. Les experts-comptables peuvent également insister sur le renforcement de la traçabilité des factures ainsi que sur la réduction des délais de paiement. De plus, en passant par une plateforme de gestion des factures électroniques comme jefacture.com, les experts-comptables pourront accéder automatiquement à l’ensemble des factures de leurs clients. Enfin, les entreprises pourront se libérer des espaces de stockages physiques puisque toutes leurs factures seront stockées en ligne pour une durée de 10 ans.

 

4 – Proposer une plateforme de dématérialisation partenaire

Pour que les experts-comptables puissent suivre les flux de facturation de leurs clients et éviter ainsi tout risque de désintermédiation, ils ont tout intérêt à les orienter directement vers une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) telle que jefacture.com.

En effet, les PDP fourniront le service minimum, au même titre que le PPF, mais pourront également proposer aux entreprises des services complémentaires à forte valeur ajoutée tels que, par exemple, le règlement des factures directement depuis la plateforme.

En faisant le choix de jefacture.com dès maintenant, vos clients pourront déjà bénéficier des services suivants : création de factures et d’avoirs, récupération de leurs factures par différents moyens (email, API, photo depuis l’application mobile…), OCR et vidéo-codage des factures, transformation de celles-ci au format Factur-X, scellement des factures avec le cachet de l’Ordre des Experts-Comptables et d’un archivage d’une durée de 10 ans. Ils n’auront également plus à se soucier de la transmission de leurs factures à leur expert-comptable puisque le cabinet pourra les récupérer directement depuis la plateforme.

 

5 – Recueillir le ressenti des clients TPE/PME

Les experts-comptables seront aux premières loges pour évaluer le bouleversement que la mise en place de l’obligation de facture électronique va entraîner chez leurs clients TPE/PME. Recueillir leurs premiers ressentis est essentiel pour optimiser la mise en œuvre du déploiement et réaliser les ajustements nécessaires. Si l’entreprise est bien accompagnée et rassurée, la transition n’en sera que plus simple. D’autant plus qu’un client satisfait par les conseils, l’expertise et le suivi de son expert-comptable en parlera très certainement autour de lui et pourra le recommander à son réseau.

 

Experts-comptables, c’est donc maintenant que vous devez agir pour accompagner vos clients TPE/PME vers la facture électronique. Pour vous faciliter la tâche, découvrez sans attendre la plateforme jefacture.com ! Contactez-nous pour en savoir plus !

Depuis le 1^er janvier 2020, les entreprises françaises doivent adresser leurs factures à destination du secteur public sous format électronique via la plateforme Chorus Pro. La généralisation du dispositif de facturation électronique à toutes les entreprises assujetties à la TVA opérant en B2B est prévue, en réception, à partir du 1^er juillet 2024. L’obligation en émission se fera de façon progressive : à partir du 1^er juillet 2024 pour les grandes entreprises et jusqu’au 1^er janvier 2026 pour les TPE/PME. Cette nouvelle règlementation imposera aux entreprises concernées l’utilisation de plateformes (PPF ou PDP) pour s’échanger leurs factures. Pour éviter d’être pris de court, les cabinets d’expertise comptable ont tout intérêt à prendre le virage de la dématérialisation dès maintenant et inciter leurs clients à se doter de solutions adaptées à l’obligation à venir. Mais lesquelles choisir ?

 

Choisir sa solution parmi les différents acteurs de ce nouveau marché

Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront avoir fait le choix de la plateforme sur laquelle elles souhaitent recevoir leurs factures avant l’entrée en vigueur de l’obligation, soit au 1^er juillet 2024. Un annuaire centralisé sera mis à disposition sur le Portail Public de Facturation pour référencer la plateforme choisie par chaque entreprise concernée.

Trois grands acteurs feront partie du paysage de la facture électronique :

• • Le Portail Public de Facturation (PPF) : gratuit, il fournira le service minimum permettant de répondre à l’obligation. Ce portail sera accessible à tous les émetteurs mais aussi récepteurs de factures, qu’ils soient privés ou publics.
  • Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP):  ces plateformes certifiées fourniront le service minimum, au même titre que le PPF mais pourront également proposer des services complémentaires à valeur ajoutée pour les entreprises et leurs experts-comptables.
  • Les Opérateurs de Dématérialisation (OD) : ces acteurs regroupent les éditeurs de toutes les solutions qui favorisent la dématérialisation des factures des entreprises : logiciels d’ERP, outils de gestion commerciale, de pré-comptabilité, etc. Contrairement au PPF et aux PDP, les OD ne sont pas habilités à transmettre les factures directement aux clients. Ils seront l’intermédiaire entre les entreprises et leurs plateformes.

 

Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) : quels avantages ?

Pour les experts-comptables

Pour les cabinets d’expertise-comptable, passer par une PDP est un véritable atout. Il s’agit d’une véritable opportunité de diversifier vos missions auprès de vos clients et de vous concentrer sur votre rôle d’expert conseil. En effet, avec une PDP telle que jefacture.com, vous disposez d’une vision en temps réel des flux de facturation de vos clients, grâce à votre accès à leur espace entreprise. C’est un bon moyen pour leur proposer des services complémentaires comme la création, la relance ou le recouvrement de leurs factures. L’expert-comptable reste ainsi au cœur de la vie de l’entreprise de ses clients.

Si certaines de vos entreprises clientes éditent encore leurs factures au format papier, vous avez tout intérêt à les pousser dès à présent vers une solution qui vous facilitera la récupération de leurs factures et qui limitera les saisies manuelles et par conséquent les risques d’erreur. Ces entreprises seront certainement celles pour qui vous devrez fournir le plus gros accompagnement au changement.

Pour vos clients entreprises

Se conformer à l’obligation réglementaire est évidemment le premier argument pour que les entreprises passent à la facture électronique et choisissent une PDP telle que jefacture.com. Mais cet argument n’est rien comparé aux nombreux avantages qui en découlent.

Outre la rapidité de transmission des factures, la diminution des frais indirects (achat du papier, affranchissement, stockage…) et l’automatisation des processus comptables, vos clients bénéficieront également d’autres avantages :

• • La simplification de leurs échanges avec le cabinet : grâce à l’accès dédié expert-comptable, vous pouvez récupérer automatiquement les factures traitées par vos clients sur la plateforme.
  • Une optimisation du pilotage de la trésorerie à l’aide du tableau de bord : vous bénéficiez d’une visibilité en temps réel des factures qui sont en attente de règlement et celles qui sont à régler.
  • Un règlement plus rapide des factures : jefacture.com propose un module de règlement des factures directement intégré à la plateforme.

 

jefacture.com : quelles fonctionnalités ?

jefacture.com est une plateforme de gestion des factures électroniques conçue par et pour les experts-comptables et leurs clients.

En choisissant jefacture.com dès aujourd’hui, les experts-comptables et leurs clients entreprises auront un train d’avance sur la généralisation de la facture électronique, tout en gagnant un temps considérable dans leurs tâches quotidiennes.

Les entreprises ont la possibilité de créer leurs factures directement depuis jefacture.com. Cette fonctionnalité est très utile et appréciée par les petites entreprises qui n’utilisent pas forcément de logiciel de facturation.

jefacture.com propose également la collecte de factures, un traitement OCR et un vidéocodage, la transformation des factures qui transitent par la plateforme au format Factur-X, le scellement de celles-ci avec le cachet de l’Ordre des Experts-Comptables ainsi que l’archivage légal pour une durée de 10 ans. Les entreprises peuvent également choisir de souscrire à l’option de paiement, permettant de régler des factures d’achat directement depuis la solution.

Côté expert-comptable, jefacture.com fonctionne comme un centralisateur des flux de facturation de vos clients. Grâce à votre accès dédié, vous êtes en mesure de récupérer automatiquement toutes les factures de vos clients traitées sur la plateforme. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

Dès le 1^er janvier 2024, la facturation électronique deviendra obligatoire dans les échanges entre professionnels assujettis à la TVA. Introduit par la loi de finances pour 2020 et précisé par l’ordonnance du 15 septembre 2021, le déploiement de la facturation électronique sera progressif, selon la taille de l’entreprise. Dans un premier temps, la facture électronique va devenir obligatoire en réception pour toutes les entreprises assujetties à la TVA opérant en BtoB pour ensuite s’étendre en émission d’ici le 1^er janvier 2026. Cette obligation impose aux entreprises l’utilisation d’une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ou du portail public de facturation (PPF) pour émettre et recevoir leurs factures au format électronique. Les envois au format papier et par e-mail ne seront alors plus autorisés.

En tant qu’expert-comptable, votre rôle consiste à sensibiliser vos clients et à les encourager à passer à la facture électronique dès maintenant. Pour les accompagner dans cette transition, vous pouvez compter sur jefacture.com, plateforme de gestion des factures électroniques conçue pour les experts-comptables et leurs clients. Véritables prescripteurs de la solution, quels arguments pouvez-vous utiliser afin de convaincre vos clients d’adopter jefacture.com ?

 

jefacture.com, une plateforme dédiée aux experts-comptables 

Dans le cadre de l’obligation de facture électronique qui entrera en vigueur dès le 1^er juillet 2024, les entreprises seront tenues d’utiliser une plateforme certifiée (PPF ou PDP) pour s’échanger leurs factures. jefacture.com, plateforme pensée par des experts-comptables pour les experts-comptables et leurs clients a l’ambition de devenir la plateforme de référence pour la profession comptable. Entièrement dédiée aux besoins de la profession, elle permet les échanges de factures tout en conservant la totale maîtrise des flux de facturation de vos clients entreprises.

 

3 arguments pour convaincre vos clients d’utiliser jefacture.com

1. L’argument économique

La facture électronique s’impose comme un processus plus avantageux pour vos clients d’un point de vue économique. En effet, le coût de traitement d’une facture électronique est largement moindre par rapport à sa version papier dont le coût moyen est supérieur à 10 euros pour une facture client^[1].

Ce montant tient compte des coûts liés à l’impression, l’affranchissement, l’achat du papier et de l’enveloppe. A cela peuvent s’ajouter, dans le cas d’une réception de facture, le coût de traitement du courrier par le collaborateur, l’archivage physique des factures, etc. A noter que le coût d’une facture électronique traitée sur jefacture.com est nettement inférieur au prix d’un timbre. Avec jefacture.com, il n’est plus nécessaire de conserver les factures dans des espaces de stockage physique puisque la plateforme inclue un archivage légal d’une durée 10 ans.

[1] https://www.impots.gouv.fr/sites/default/files/media/1_metier/2_professionnel/EV/2_gestion/290_facturation_electronique/faq_fe_v06092021-v2.pdf

 

2. L’argument de productivité

Outre l’argument financier, l’utilisation de la solution jefacture.com apporte un gain en termes de productivité. Premièrement, le volume des tâches administratives diminue fortement en comparaison avec la facturation papier. Certains traitements chronophages et sans valeur ajoutée pour émettre une facture disparaissent totalement : impression, mise sous pli, affranchissement… Second bénéfice à mettre en avant auprès de vos clients : la plateforme jefacture.com fluidifie significativement les échanges avec le cabinet. En effet, vos clients n’auront plus besoin de vous transmettre leurs factures car vous y accéderez directement depuis votre espace dédié expert-comptable.

Avec jefacture.com, vos clients bénéficient d’un tableau de bord permettant le pilotage optimisé de leur trésorerie. Ils peuvent visualiser en un coup d’œil les règlements à effectuer et ceux à percevoir. Ils disposent également d’un module leur permettant de régler leurs factures fournisseurs directement depuis la solution.

En conclusion, les gains de temps et d’efficacité obtenus grâce à l’utilisation de jefacture.com sont des arguments forts pour convaincre vos clients de passer à la facture électronique dès maintenant.  

 

3. L’argument de conformité et de sécurité

Inviter vos clients à choisir jefacture.com, c’est leur garantir qu’ils seront en conformité avec la réglementation applicable en matière de facturation électronique tout en utilisant une plateforme sécurisée. En effet, pour être immatriculée et reconnue comme PDP, jefacture.com va devoir répondre à plusieurs prérequis parmi lesquelles les certifications ISO27001 et SecNumCloud, gage de sécurité.  

De plus, la plateforme offre déjà de nombreuses fonctionnalités comme la création et la collecte des factures, l’OCR et le vidéocodage de celles-ci, la transformation de toutes les factures au format Factur-X, le scellement des factures avec le cachet de l’Ordre des experts-comptables, la distribution des factures, l’archivage, etc. Ainsi, non seulement la plateforme jefacture.com répond à l’obligation première de transmettre et recevoir des factures au format électronique mais elle propose également des services complémentaires à valeur ajoutée tels que le règlement des factures directement depuis la solution.

 

En conclusion, la plateforme de gestion des factures électroniques jefacture.com combine des avantages pour vos clients, mais aussi pour votre cabinet et vos collaborateurs. Entre gain de temps et de coût, amélioration de la productivité et garantie de sécurité et de conformité, jefacture.com a tout pour devenir un outil essentiel au fonctionnement de votre cabinet et de l’entreprise de vos clients.

Aucun processus comptable, y compris la facturation, n’échappe à l’essor du numérique. Entre le 1^er juillet 2024 et le 1^er janvier 2026, un nouveau dispositif entrera en vigueur, selon lequel toutes les entreprises opérant en BtoB et quelle que soit leur taille, devront se conformer à l’obligation d’émission et de réception des factures au format électronique. Cette volonté de Bercy de généraliser la facturation électronique trouve ses fondements dans le besoin de simplifier la vie des entreprises et d’harmoniser les pratiques à l’échelle de l’Union européenne. Retrouvez dans notre article tout ce que l’expert-comptable doit savoir sur la dématérialisation des factures.

 

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?

Les différents types de factures électroniques

Pour être reconnue comme telle, la facture électronique doit suivre tout son cycle de vie au format électronique, depuis sa création en passant par son émission, jusqu’à son archivage. Afin d’avoir une valeur juridique, une facture électronique, sous réserve d’acceptation par le destinataire, doit assurer trois conditions à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation :

1. 1. L’authenticité de l’origine qui garantit l’identité de l’émetteur de la facture
   2. L’intégrité du contenu qui garantit la non-modification des données de la facture
   3. La lisibilité de la facture dans le temps

A partir de ces prérequis, on peut distinguer trois types de format de factures électroniques.

Les factures au format structuré

Les données de facturation sont échangées par EDI (échange de données informatisé) dont « les normes définissent l’emplacement et l’ordre des informations dans un format de document »[1]. Cet échange s’effectue entre les 2 systèmes d’informations via un protocole de communication (X400, AS2…) convenu au préalable. L’échange de factures au format structuré permet d’automatiser les traitements et l’intégration complète des données dans les chaines comptables. Cependant, la mise en place de la facturation au format EDI est assez complexe à déployer par les TPE et nécessite que les deux interlocuteurs soient opérationnels en même temps. Il existe plusieurs formats de factures EDI tels que EDIFACT, XML, etc.

[1] Source : article « Qu’est-ce que l’échange de données informatisé (EDI) ? »

Les factures au format non structuré

Ce format permet d’afficher le contenu de la facture sous forme d’image, non modifiable. Il s’agit par exemple de factures au format PDF/A-3. Faciles à créer avec n’importe quel logiciel de facturation du marché, les factures non structurées assurent l’intégrité et peuvent être sécurisées par une signature électronique. Ce type de factures est facilement transmis par email ou déposés sur des portails.

Les factures au format hybride

L’un des exemples de facture au format hybride est le format Factur-X. Il est le fruit d’une collaboration franco-allemande, présenté en 2017 au Forum National de la Facture Electronique. La facture au format Factur-X se présente comme un format mixte alliant un fichier PDF/A3, lisible par l’œil humain, auquel sont associées les données de facturation au format XML, permettant d’automatiser les traitements. Ce format répond à la norme européenne EN16931, servant de référence pour l’édition des factures B2B et B2G (Business-to-Government).

 

E-invoicing et e-reporting : qu’est ce que c’est ?

Ces anglicismes utilisés par l’administration fiscale concernent la transmission des factures d’une entreprise à une autre (e-invoicing) et la transmission des données (de paiement, relatives aux exportations…) à l’administration fiscale (e-reporting).

Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital », la DGFiP a répondu aux objectifs de la réforme en préconisant « une solution mixte reposant à la fois sur la facturation électronique [e-invoicing] et la transmission de données pour répondre à l’ensemble des objectifs poursuivis [sous forme d’e-reporting] ».

 

Calendrier de généralisation de la facture électronique : 2023 ou 2024 ?

La dématérialisation des factures pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA a été introduite par la loi de Finances 2020. Ce grand chantier pour les entreprises et les experts-comptables s’inscrit dans le sillage de la dématérialisation obligatoire des factures déjà mise en œuvre pour les échanges des fournisseurs avec les entités publiques à travers le portail Chorus Pro depuis le 01 janvier 2017.

L’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique initialement prévue au 1^er janvier 2023 a été finalement repoussée au 1^er juillet 2024. A compter de cette date, les entreprises de toute taille, opérant en B2B et assujetties à la TVA, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.  Les grandes entreprises devront également, à cette date, avoir la capacité d’émettre les factures électroniques dans les formats requis. L’obligation d’émission se généralisera progressivement à toutes les tailles d’entreprises : au 1^er janvier 2025 pour les ETI et au 1^er janvier 2026 pour les TPE/PME.

Après cette date, les factures papier ne seront plus autorisées dans les échanges B2B.  Le non-respect de l’obligation d’émission d’une facture sous forme électronique entraînera une amende de 15 euros par facture et le non-respect de l’obligation de transmission des données de 250 euros par transmission (chacune plafonnée à 15 000 euros par année civile).

Selon l’estimation du ministère chargé de l’Économie, la généralisation de la facture électronique devrait permettre d’économiser au moins 4,5 milliards d’euros tout en poursuivant les 4 objectifs suivants :

• • simplifier la vie des entreprises
  • renforcer leur compétitivité en connaissant les activités des entreprises en temps réel
  • simplifier les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations
  • lutter contre la fraude fiscale

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 est venue préciser les modalités de mise en œuvre des nouvelles obligations en matière d’émission de factures et de transmission des données à l’administration fiscale. Elle énonce notamment que les entreprises pourront choisir de transmettre leurs factures :

• soit via le Portail Public de Facturation (PPF)
• soit via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

ECMA, satellite du Conseil National de l’Ordre des experts-comptables (CNOEC), s’est emparé du sujet rapidement en lançant, dès avril 2020, jefacture.com. Cette plateforme à destination des experts-comptables et de leurs clients permet de gérer les factures électroniques et a l’ambition de devenir la PDP de référence de la profession comptable.

 

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Gains de temps et d’espace pour les entreprises, réduction du risque d’erreur, optimisation des échanges… Les avantages de la dématérialisation des factures sont nombreux. Voici quelques arguments à déployer auprès de vos clients pour les convaincre de ses bienfaits.

Grâce à la facturation électronique, les entreprises renforcent leur compétitivité en gagnant en temps et en productivité

Avec la dématérialisation des factures de A à Z, les entreprises créent un cercle vertueux en assurant leur traçabilité et en automatisant les workflows. Les délais de paiement sont également diminués puisque les entreprises sont alertées de la bonne réception de leur facture par leur client et peuvent les relancer automatiquement. Grâce à la facturation électronique, la durée du cycle de traitement d’une facture est réduite de moitié, voire de 5 fois[2]. Du côté des experts-comptables, le pilotage de l’activité économique permet ainsi une meilleure connaissance de l’activité globale de l’entreprise.

La dématérialisation ne doit pas être considérée comme couteuse

Certaines entreprises peuvent craindre que la dématérialisation soit synonyme de hausse des dépenses. Cependant, si l’on remet en perspective le coût d’acquisition d’une solution numérique versus les bénéfices qui en découlent, on s’aperçoit que celui de la dématérialisation des factures n’est pas si élevé pour l’entreprise. En effet, le retour sur investissement de l’abandon des factures papier tient compte :

• • Du gain de temps passé sur la saisie des données de facturation
  • De la suppression des coûts d’impression papier / achat fourniture / envoi courrier postal
  • Des relances en cas de retard de paiement
  • Des suppressions de pénalités, etc.

Le ministère de l’Economie estime le coût de traitement d’une facture entrante, de sa saisie à sa validation, entre 14 et 20 euros. Avec la dématérialisation, ce montant est drastiquement diminué et passe à 4 euros.

La dématérialisation des factures facilite la mise en conformité avec la règlementation fiscale

Le pré-remplissage des déclarations TVA qui sera rendu possible grâce à la dématérialisation, offre un gain de temps significatif. L’administration fiscale pourra consulter directement les factures et sera ainsi en mesure de détecter les fraudes à la TVA au moyen de recoupements automatisés entre les informations sur les factures émises et les factures reçues, repérer l’insolvabilité des entreprises et éviter les erreurs de calcul. La Commission européenne avance le chiffre de 12,7 milliards d’euros non perçus dus à des fraudes et pouvant être récupérés grâce à la facturation électronique.

La dématérialisation des factures, un geste pour l’environnement

Selon l’Agence pour la transition écologique, un employé du secteur public utilisait en 2017 en moyenne 80 kg de papier par an. Si l’on remonte la chaîne de production du papier, on constate que les dépenses en eau et en électricité sont considérables. Un rapport du Worldwatch Institute (Paper Cuts : recovering the paper landscape) indique que pour fabriquer une tonne de papier, il faut jusqu’à 3,5 tonnes de bois et 60 litres d’eau. Plus en aval dans le processus de facturation, l’envoi par La Poste d’une facture papier génère 15 grammes de CO₂. Mais alors qu’en est-il des factures électroniques ? Les émissions de gaz à effet de serre dégagées représentent 20 grammes par facture électronique. L’impact sur l’environnement de la facture électronique est moins important si elle n’est jamais rematérialisée au format papier.

[2] Source EY -Worlwide electronic invoicing survey 2018

 

Facturation électronique : quelles sont les solutions disponibles ?

A l’aune de l’obligation de facturation électronique, les entreprises et les cabinets d’expertise-comptable devront décider de la meilleure solution pour réceptionner et transmettre leurs factures. A défaut, ils seront automatiquement dirigés vers le PPF.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) délivrera aux entreprises qui en auront fait le choix, un service gratuit d’émission et de réception des factures au format électronique. A noter que les données des PDP seront centralisées sur le PPF pour être par la suite transmises à l’administration fiscale. Ce portail gèrera également l’annuaire répertoriant la PDP choisie par chaque entreprise concernée par cette obligation.

Du point de vue des experts-comptables mais également des entreprises, la solution du PPF n’est pas la plus optimale. En effet, les experts-comptables n’auront pas la possibilité de récupérer les factures de leurs clients depuis le PPF, car aucun accès ne leur sera dédié. En conséquent, les entreprises devront renvoyer manuellement les factures à leur expert-comptable.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Payantes, les PDP proposeront les mêmes fonctionnalités que le PPF, enrichies de services complémentaires selon les plateformes : module de règlement des factures, accès dédié expert-comptable… Pour être en règle, les PDP devront être immatriculées et certifiées.

Les questions à se poser pour bien choisir sa PDP

Si vous vous êtes décidés à passer par une PDP, voici quelques questions qui devraient vous aiguiller dans le choix de la solution la plus adaptée :

La solution est-elle pratique pour l’ensemble de mes collaborateurs ?

Pour convaincre les collaborateurs les plus réticents à prendre le virage du full numérique, la solution devra être ergonomique et facile à prendre en main. La plateforme doit également proposer une assistance disponible pour mettre en place l’outil et suivre le client sur le long terme.

Sur quelle fourchette de prix se trouve la solution proposée ?

Le coût d’une PDP peut varier d’une plateforme à une autre. Y-a-t-il ou non un abonnement ? A combien revient une facture validée ?

Est-ce que la plateforme propose d’archiver les factures ?

L’archivage sécurisé est un impératif que la plateforme doit remplir. Assurez-vous que la solution choisie le respecte. Analysez également les autres fonctionnalités existantes et si des modules externes sont à rajouter ou si tout est intégré.

 

Obligation de facturation électronique : le rôle de l’expert-comptable 

Véritable conseiller de l’entreprise, l’expert-comptable – outre son rôle dans la gestion des obligations comptables – est un conseiller de proximité. Votre rôle dans la transition numérique des entreprises et dans son accompagnement au changement est clé.

Après un premier audit de l’existant réalisé dans l’entreprise, vous pourrez activer le processus de mise en place de la facturation électronique chez votre client. Vous pourrez ainsi conseiller la meilleure plateforme en fonction des besoins de votre client, le PPF ou une PDP. Pour plus de transparence et de simplicité, vous aurez tout intérêt à recommander une PDP pour rester au cœur des flux de facturation.

Lire aussi : Le rôle des experts-comptables dans la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est plus qu’en marche. Plus vous sensibiliserez vos clients en amont, plus la transition se fera dans de bonnes conditions.

Dédiée aux experts-comptables, jefacture.com est une plateforme particulièrement adaptée pour anticiper l’obligation de facturation électronique et garantir la fluidité des transactions entre votre cabinet et vos clients : création et collecte de factures, OCR et vidéocodage, contrôles légaux, transformation des factures au format Factur-X, scellement des factures avec le cachet de l’Ordre des experts-comptables, distribution des factures de ventes, règlement des factures d’achats, intégration comptable, archivage des factures pendant 10 ans…, jefacture.com propose déjà un panel de fonctionnalités afin d’accompagner les entreprises dans leur gestion des factures électroniques. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !

Dès le 1^er janvier 2024, l’obligation de facture électronique entrera en vigueur en réception, pour toutes les entreprises opérant en B2B. A compter de cette date, les entreprises devront obligatoirement passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) ou par le Portail Public de Facturation (PPF) pour transmettre et recevoir leurs factures. En tant qu’expert-comptable, vous avez un rôle important à jouer dans cette transition. Pourquoi anticiper l’obligation de la facture électronique et s’y préparer dès maintenant ? Eclairage.

 

Obligation de facture électronique : ce qui va changer en 2024 ?

La mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique sera progressive en fonction de la taille de l’entreprise :

• • Au 1^er juillet 2024, toutes les entreprises opérant en B2B devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique.
  • Entre le 1^er juillet 2024 et le 1^er janvier 2026, toutes les entreprises opérant en B2B devront émettre leurs factures au format électronique. Le calendrier de déploiement dépendra de la taille des entreprises. Grandes entreprises : 1^er juillet 2024, ETI : 1^er janvier 2025, TPE / PME : 1^er janvier 2026.

A partir de ces dates, les factures ne pourront plus être échangées par email ou au format papier. Pour se conformer à cette obligation légale, l’entreprise devra impérativement passer par une plateforme dédiée : le PPF ou une PDP.

• Lire aussi > PDP, PPF, OD : tout savoir sur les acteurs de la facturation électronique

A défaut de choix, l’entreprise sera automatiquement inscrite sur le PPF. Or le PPF n’offre pas un fonctionnement optimal pour les experts-comptables et leurs clients.

 

Pourquoi faire le choix d’une PDP ?

Le PPF est le portail public mis à disposition des entreprises gratuitement et qui leur permet de saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures conformément à l’obligation légale. Malgré ses avantages, le PPF a ses limites : le portail ne propose pas d’accès dédié aux experts-comptables pour récupérer les factures de leurs clients. En effet, vos clients qui seront inscrits sur le PPF devront continuer de vous transmettre manuellement leurs factures. Pour le client, c’est une charge de travail supplémentaire et pour vous, un risque accru de désintermédiation.

C’est pourquoi, en tant qu’expert-comptable, vous avez tout intérêt à orienter vos clients vers une PDP. En plus des fonctionnalités obligatoires pour se conformer à l’obligation de facturation électronique, ces plateformes privées pourront proposer des services enrichis tels qu’un accès dédié aux experts-comptables ou un service de paiement des factures.

 

Pourquoi il est important de se saisir du sujet dès maintenant  ?

Attendre le dernier moment, c’est prendre le risque de voir tous vos clients se préoccuper du sujet en même temps et dans l’urgence. Il est donc important d’échanger avec eux en amont pour :

• • Prendre le temps de leur expliquer en quoi consiste l’obligation de facturation électronique et comment elle va les impacter concrètement. A compter de la date de l’entrée en vigueur de l’obligation, une facture transmise au mauvais format ne sera plus acceptée : l’entreprise retardera alors ses encaissements.
  • Comparer les plateformes (le PPF et les différentes PDP) et insister sur l’importance de choisir celle qui couvre le mieux leurs besoins et qui simplifie les échanges entre leur entreprise et votre cabinet. Avec une PDP telle que jefacture.com, votre client s’assure que vous récupérez immédiatement et automatiquement ses factures. Ce mode de fonctionnement représente également un gain de temps pour le client qui n’a plus besoin de vous renvoyer les documents nécessaires à la tenue de sa comptabilité.
  • Evaluer l’impact de cette obligation sur le fonctionnement actuel de leur entreprise et les conseiller pour une mise en place optimale. En fonction des contraintes liées à l’activité de l’entreprise, les outils de production utilisés et les méthodes de travail, l’impact de la mise en œuvre de la facture électronique ne sera pas le même d’une entreprise à une autre. Il est opportun d’analyser les avantages et les éventuels freins au préalable pour réussir le déploiement rapide la facture électronique.

De manière générale, anticiper l’obligation de facture électronique est l’occasion pour votre cabinet de repenser ses processus internes pour tirer parti de l’automatisation.

 

jefacture.com, la future PDP qui vous permet d’anticiper l’obligation de facture électronique

Pour accompagner les entreprises dans la dématérialisation des factures, ECMA a lancé, dès 2020, jefacture.com : une plateforme de gestion des factures électroniques conçue par et pour les experts-comptables et leurs clients.

Avec l’ambition de devenir une PDP, jefacture.com offre déjà de nombreuses fonctionnalités : création et collecte des factures, OCR et vidéocodage, distribution et règlement des factures, transformation des factures au format Factur-X, scellement, intégration comptable, archivage… La plateforme supprime ainsi les tâches fastidieuses relatives à la saisie notamment, pour vous faire gagner un temps considérable. Pour une mise en œuvre simple et rapide, jefacture.com propose une interface fluide et intuitive.

Avec une PDP telle que jefacture.com, l’expert-comptable aura accès à l’espace entreprise de son client, et sera ainsi en mesure de récupérer automatiquement toutes ses factures traitées depuis la plateforme.

 

De nombreuses opportunités pour votre cabinet d’expertise comptable

Avec jefacture.com, vous gagnez du temps : la plateforme automatise la récupération des factures et centralise les flux de facturation, vos données sont exportées et intégrées directement dans votre solution de production comptable. En parallèle, vous gagnez en productivité : ce qui constitue une véritable opportunité de diversifier vos missions. Déchargés de leurs tâches de saisie, vos collaborateurs peuvent se concentrer sur l’accompagnement des entreprises et le conseil client.

A compter du 1^er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. L’obligation d’émettre au format électronique s’imposera ensuite de manière progressive, selon la taille de l’entreprise, entre 2024 et 2026. Le nouveau cadre juridique de facturation électronique s’accompagne du développement de nouveaux formats structurés, tels que l’UBL, le CII et le Factur-X. Parmi ces formats, se distingue le Factur-X : plus facile à mettre en œuvre que l’EDI et particulièrement adapté aux TPE-PME. Le Factur-X va-t-il remplacer le PDF ? Quelles sont les solutions à la disposition des entreprises et de leurs experts-comptables pour émettre et recevoir des factures au format Factur-X ? Explications.:

 

Facture électronique : l’émergence de nouveaux formats

Une facture électronique est une facture qui a été créée, émise, reçue et archivée sous forme électronique. A l’avenir, les entreprises ne pourront s’envoyer que trois types de factures :

• • Les factures au format structuré : elles sont constituées de messages structurés selon une norme convenue entre les parties (EDIFACT, XML…). C’est le cas du format EDI (échange de données informatisé) où la communication de données s’effectue uniquement de machine à machine. Ce format est une source de grande efficacité car il permet d’automatiser les traitements, mais est complexe à déployer et est donc plutôt adapté aux enjeux des ETI.
  • Les factures au format non structuré : elles affichent une présentation similaire aux factures au format PDF voire JPEG. Ce type de format est facile à créer mais représente un frein à l’optimisation des traitements car il nécessite une saisie manuelle des données.
  • Les factures au format hybride : elles se présentent comme un mixte des formats précédents avec l’association d’un document PDF (norme PDF/A-3) lisible par l’œil humain et d’un fichier contenant les données sous forme structurée (XML) lisibles par un ordinateur.

 

Qu’est ce que le format Factur-X ?

La naissance du format Factur-X est le fruit d’une collaboration entre le FNFE-MPE (Forum National de la Facture électronique et des Marchés Publics Electroniques) et le FeRD (le Forum allemand).

Il a été créé à l’issue d’un double constat. D’une part, la plupart des petites et moyennes entreprises échangent des factures au format PDF, ce qui ne joue pas en faveur de l’automatisation. D’autre part, les TPE/PME ont une capacité limitée pour produire des factures électroniques structurées. L’idée est donc venue de définir un nouveau format hybride, à la fois lisible par l’humain et lisible par la machine.

Ainsi en 2017 est né le format Factur-X, un standard de facture franco-allemand. Plus concrètement, le format Factur-X est composé de deux éléments :

• • Un fichier au format PDF/A-3 qui reprend toutes les informations utiles au traitement de la facture. Il s’agit d’une facture lisible par les utilisateurs, qui permet d’attester de l’authenticité, de l’origine et du contenu du document.
  • Des données structurées attachées via un fichier XML en pièce-jointe du PDF, permettant d’automatiser le traitement de la facture. Ce fichier est exploitable pour effectuer l’intégration et le rapprochement automatisés dans le système d’information. Il est conforme à la norme sémantique européenne EN 16931, publiée le 16 octobre 2017 par le CEN (Comité de Normalisation Européen) qui définit un modèle sémantique comportant les éléments essentiels relatifs à la facture électronique.

Pour une plus large adoption par tout type d’entreprise, le standard Factur-X est décliné en 5 profils de données différents, permettant d’automatiser plus ou moins les procédures de rapprochement et de règlement : profil MINIMUM, BASIC WL, BASIC, COMFORT et EXTENDED. A noter que seuls les profils COMFORT et EXTENDED répondent à la norme européenne EN 16931.

 

Factur-X : un format de facture électronique adapté aux TPE/PME

Grâce au format Factur-X, les émetteurs de factures ont la possibilité de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations structurées. Ils peuvent également ajouter à la facture des documents complémentaires, tels que des bons de commande, des suivis de livraison, des CGV… sans s’inquiéter que le format soit lisible par le destinataire. De l’autre côté de la chaîne, les destinataires sont libres d’intégrer ou non les données structurées transmises, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation des traitements. Plus facile à mettre en œuvre, le Factur-X se révèle donc particulièrement adapté à la situation des TPE/PME.

N.B : l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a intégré le Factur-X comme format de facture mixte disponible sur Chorus Pro depuis mai 2018.

 

Comment créer des factures au format Factur-X ?

Certains logiciels de facturation ou de gestion commerciale permettent déjà de générer des factures au format Factur-X. Si ce n’est pas le cas des logiciels de vos clients ou s’ils n’en utilisent pas encore un pour créer leurs factures, certaines plateformes telles que jefacture.com permettent de transformer les factures au format PDF vers le format Factur-X ou de les générer directement depuis la plateforme.

Simple à mettre en œuvre, l’utilisation du format Factur-X et plus généralement de la facture électronique, comporte de nombreux avantages pour les TPE/PME :

• • Gain de temps et d’argent grâce à la disparition de la facture papier qui a un coût de traitement nettement plus élevé que la facture électronique
  • Réduction du délai d’envoi et par conséquent raccourcissement des délais de paiement
  • Réduction des erreurs de saisie manuelle grâce à l’automatisation des processus entraînant une diminution des potentiels litiges
  • Plus besoin d’avoir recours à un outil de reconnaissance automatique des caractères pour extraire les données de comptabilité dans les factures et pour automatiser les tâches chronophages

 

Future PDP de la profession, jefacture.com accompagne les experts-comptables dans la mise en œuvre de l’obligation de facture électronique en 2024.

Proposant déjà la génération des factures au format Factur-X, jefacture.com offre par ailleurs un panel de fonctionnalités utiles pour les experts-comptables et leurs clients : création et collecte de factures, OCR et vidéocodage, validation des factures, contrôles légaux, scellement des factures, distribution et règlement des factures, intégration comptable, archivage… Familiarisez vos clients avec le fonctionnement de jefacture.com dès aujourd’hui et prenez un temps d’avance sur la future obligation, tout en gagnant un temps considérable dans vos tâches quotidiennes. Contactez-nous pour en savoir plus !