A compter du 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. L’obligation d’émettre au format électronique s’imposera ensuite de manière progressive, selon la taille de l’entreprise, entre 2024 et 2026. Le nouveau cadre juridique de facturation électronique s’accompagne du développement de nouveaux formats structurés, tels que l’UBL, le CII et le Factur-X. Parmi ces formats, se distingue le Factur-X : plus facile à mettre en œuvre que l’EDI et particulièrement adapté aux TPE-PME. Le Factur-X va-t-il remplacer le PDF ? Quelles sont les solutions à la disposition des entreprises et de leurs experts-comptables pour émettre et recevoir des factures au format Factur-X ? Explications.:

 

Facture électronique : l’émergence de nouveaux formats

Une facture électronique est une facture qui a été créée, émise, reçue et archivée sous forme électronique. A l’avenir, les entreprises ne pourront s’envoyer que trois types de factures :

    • Les factures au format structuré : elles sont constituées de messages structurés selon une norme convenue entre les parties (EDIFACT, XML…). C’est le cas du format EDI (échange de données informatisé) où la communication de données s’effectue uniquement de machine à machine. Ce format est une source de grande efficacité car il permet d’automatiser les traitements, mais est complexe à déployer et est donc plutôt adapté aux enjeux des ETI.
    • Les factures au format non structuré : elles affichent une présentation similaire aux factures au format PDF voire JPEG. Ce type de format est facile à créer mais représente un frein à l’optimisation des traitements car il nécessite une saisie manuelle des données.
    • Les factures au format hybride : elles se présentent comme un mixte des formats précédents avec l’association d’un document PDF (norme PDF/A-3) lisible par l’œil humain et d’un fichier contenant les données sous forme structurée (XML) lisibles par un ordinateur.

 

Qu’est ce que le format Factur-X ?

La naissance du format Factur-X est le fruit d’une collaboration entre le FNFE-MPE (Forum National de la Facture électronique et des Marchés Publics Electroniques) et le FeRD (le Forum allemand).

Il a été créé à l’issue d’un double constat. D’une part, la plupart des petites et moyennes entreprises échangent des factures au format PDF, ce qui ne joue pas en faveur de l’automatisation. D’autre part, les TPE/PME ont une capacité limitée pour produire des factures électroniques structurées. L’idée est donc venue de définir un nouveau format hybride, à la fois lisible par l’humain et lisible par la machine.

Ainsi en 2017 est né le format Factur-X, un standard de facture franco-allemand. Plus concrètement, le format Factur-X est composé de deux éléments :

    • Un fichier au format PDF/A-3 qui reprend toutes les informations utiles au traitement de la facture. Il s’agit d’une facture lisible par les utilisateurs, qui permet d’attester de l’authenticité, de l’origine et du contenu du document.
    • Des données structurées attachées via un fichier XML en pièce-jointe du PDF, permettant d’automatiser le traitement de la facture. Ce fichier est exploitable pour effectuer l’intégration et le rapprochement automatisés dans le système d’information. Il est conforme à la norme sémantique européenne EN 16931, publiée le 16 octobre 2017 par le CEN (Comité de Normalisation Européen) qui définit un modèle sémantique comportant les éléments essentiels relatifs à la facture électronique.

Pour une plus large adoption par tout type d’entreprise, le standard Factur-X est décliné en 5 profils de données différents, permettant d’automatiser plus ou moins les procédures de rapprochement et de règlement : profil MINIMUM, BASIC WL, BASIC, COMFORT et EXTENDED. A noter que seuls les profils COMFORT et EXTENDED répondent à la norme européenne EN 16931.

 

Factur-X : un format de facture électronique adapté aux TPE/PME

Grâce au format Factur-X, les émetteurs de factures ont la possibilité de créer des factures à valeur ajoutée, contenant un maximum d’informations structurées. Ils peuvent également ajouter à la facture des documents complémentaires, tels que des bons de commande, des suivis de livraison, des CGV… sans s’inquiéter que le format soit lisible par le destinataire. De l’autre côté de la chaîne, les destinataires sont libres d’intégrer ou non les données structurées transmises, en fonction de leurs besoins et de leur maturité en matière d’automatisation des traitements. Plus facile à mettre en œuvre, le Factur-X se révèle donc particulièrement adapté à la situation des TPE/PME.

N.B : l’Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat (AIFE) a intégré le Factur-X comme format de facture mixte disponible sur Chorus Pro depuis mai 2018.

 

Comment créer des factures au format Factur-X ?

Certains logiciels de facturation ou de gestion commerciale permettent déjà de générer des factures au format Factur-X. Si ce n’est pas le cas des logiciels de vos clients ou s’ils n’en utilisent pas encore un pour créer leurs factures, certaines plateformes telles que jefacture.com permettent de transformer les factures au format PDF vers le format Factur-X ou de les générer directement depuis la plateforme.

Simple à mettre en œuvre, l’utilisation du format Factur-X et plus généralement de la facture électronique, comporte de nombreux avantages pour les TPE/PME :

    • Gain de temps et d’argent grâce à la disparition de la facture papier qui a un coût de traitement nettement plus élevé que la facture électronique
    • Réduction du délai d’envoi et par conséquent raccourcissement des délais de paiement
    • Réduction des erreurs de saisie manuelle grâce à l’automatisation des processus entraînant une diminution des potentiels litiges
    • Plus besoin d’avoir recours à un outil de reconnaissance automatique des caractères pour extraire les données de comptabilité dans les factures et pour automatiser les tâches chronophages

 

Future PDP de la profession, jefacture.com accompagne les experts-comptables dans la mise en œuvre de l’obligation de facture électronique en 2024.

Proposant déjà la génération des factures au format Factur-X, jefacture.com offre par ailleurs un panel de fonctionnalités utiles pour les experts-comptables et leurs clients : création et collecte de factures, OCR et vidéocodage, validation des factures, contrôles légaux, scellement des factures, distribution et règlement des factures, intégration comptable, archivage… Familiarisez vos clients avec le fonctionnement de jefacture.com dès aujourd’hui et prenez un temps d’avance sur la future obligation, tout en gagnant un temps considérable dans vos tâches quotidiennes. Contactez-nous pour en savoir plus !