A compter du 1er janvier 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique. Puis progressivement jusqu’en 2026, d’en émettre. Que prévoit précisément la réglementation ? Quelles sont les solutions à la disposition des entreprises pour émettre et recevoir des factures conformément aux exigences légales ? Pourquoi et comment anticiper l’arrivée de la facturation électronique pour les échanges B2B ? Réponses.

 

Facturation électronique : ce que prévoit la loi

La mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique s’impose progressivement dans le cadre des relations commerciales. Le chantier réglementaire a débuté par l’ordonnance 2014-697 du 26 juin 2014 qui concernait uniquement les commandes publiques. Les entreprises fournisseurs des collectivités et établissements publics ont l’obligation de transmettre leurs factures au format électronique via Chorus Pro, le portail mis à disposition par l’Etat. La transition s’est faite en plusieurs étapes en fonction de la taille des entreprises :  du 1er janvier 2017 pour les grandes entreprises jusqu’au 1er janvier 2020 pour les microentreprises.

Fin 2019, la Loi de Finances pour 2020 étend l’obligation de facturation électronique aux échanges B2B domestiques. L’ordonnance du 15 septembre 2021 précise le calendrier d’application :

    • Au 1er juillet 2024 : généralisation de la facture électronique en réception pour l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA et opérant en B2B et obligation d’émission de factures au format électronique pour les grandes entreprises
    • Au 1er janvier 2025 : obligation de facturation électronique en émission étendue aux entreprises de taille intermédiaire (ETI)
    • Au 1er janvier 2026 : obligation de facturation électronique en émission obligatoire pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises

Seules les transactions domestiques entre assujettis à la TVA entrent dans le champ d’application de l’ordonnance. On parle ici d’obligation d’e-invoicing. Cette obligation d’e-invoicing est complétée par une obligation de transmission de données complémentaires, telles que les données de caisse. On parle dans ce cas-là d’obligation d’e-reporting. Sont concernées :

    • les données sur les transactions B2B non domestiques ;
    • les données de transactions domestiques B2C ;
    • les données liées au statut des factures et au paiement des transactions.

Le calendrier d’application de l’obligation d’e-reporting suit le calendrier d’application de l’obligation d’e-invoicing et les modalités de transmission des données à l’administration fiscale sont identiques.

Si cette nouvelle réglementation impose un important changement organisationnel, les entreprises ont conscience de l’intérêt de la démarche, déjà en œuvre dans plusieurs pays européens. La dématérialisation des flux de facturation est non seulement prioritaire mais également source de nombreux bénéfices.

 

Qu’est ce qu’une facture électronique ?

Une facture est dite électronique à condition d’être créée, transmise, reçue et archivée au format électronique. Une facture papier numérisée, par exemple, n’est pas une facture électronique, mais une facture dématérialisée. Pour que la facture électronique soit valide, elle doit garantir l’authenticité de son origine, l’intégrité de son contenu et sa lisibilité à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation.

Comme la facture papier, son équivalent électronique doit inclure les mentions obligatoires suivantes :

    • Numéro unique de la facture
    • Identifications du vendeur et de l’acheteur (numéros SIREN et numéros de TVA intracommunautaire)
    • Date d’émission de la facture
    • Nature de la transaction – vente de biens, prestation de services ou opération mixte
    • Décompte détaillé et prix unitaire HT
    • Montant total HT et TTC
    • Délai de paiement, pénalités de retard et indemnité forfaitaire

Si une facture créée avec un logiciel de traitement de texte puis exportée en PDF est bien une facture électronique, elle ne permet pas de bénéficier des avantages de l’automatisation des traitements. De nouveaux formats standards, tels que le format Factur-X combinant un fichier PDF avec un fichier XML attaché, permettent de tirer parti de l’automatisation pour faciliter et accélérer l’intégration et le traitement comptable.

 

L’avènement des plateformes

Les modalités d’échange de factures s’apprêtent à changer en profondeur. En effet, l’envoi par email ou par courrier postal ne sera plus autorisé, les entreprises devront obligatoirement passer par une plateforme certifiée. Deux options s’offrent aux entreprises concernées :

    • Le PPF : Portail Public de Facturation
    • Une PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire

A noter que les opérateurs de dématérialisation (OD) ne sont pas des plateformes certifiées : l’OD ne pourra pas directement transmettre la facture à son destinataire mais uniquement à la plateforme de son client. Sont considérés comme OD, tous les opérateurs offrant des services de dématérialisation de factures non immatriculés : logiciels ERP, outils de gestion commerciale, solutions de pré-comptabilité…

PPF et PDP auront pour missions :

    • L’émission et la réception des factures
    • Le contrôle des mentions légales obligatoires
    • L’extraction et la transmission des données de facturation et de règlement concernées par l’obligation d’e-reporting à destination de la DGFIP

Les PDP, quant à elles, offriront des fonctionnalités plus avancées que le PPF pour optimiser les processus de gestion de la facturation électronique : module de création de facture, possibilité de payer les factures directement depuis la plateforme…

 

Non respect de l’obligation de facturation électronique : quelles sanctions ?

    • En cas de non-respect de l’obligation d’e-invoicing, l’entreprise s’expose à un risque d’amende pour un montant de 15 € par facture, dans la limite de 15 000 € par an.
    • En cas de non-respect de l’obligation d’e-reporting, l’entreprise s’expose à un risque d’amende pour un montant de 250 € par transmission, dans la limite de 15 000 € par an.
    • Les PDP pour leur part pourront être sanctionnées sur le fondement du manquement à leur obligation de transmission des données à l’administration fiscale.

 

Facturation électronique : comment s’y préparer ?

En tant qu’entreprise concernée par cette nouvelle règlementation, vous devez donc :

    • cartographier vos flux de facturation (achat et vente)
    • lister les outils que vous utilisez au sein de votre entreprise
    • choisir la plateforme adaptée aux besoins de votre entreprise – PPF ou PDP