Facture électronique : quel est le rôle des experts-comptables ?

Accélérateur de dématérialisation, la facture électronique sera obligatoire pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA à compter du 1^er juillet 2024. Au cœur des flux de facturation, les experts-comptables ont un rôle majeur à jouer pour anticiper et accompagner leurs clients entreprises dans cette transition numérique. Découvrez pourquoi et comment.

Les experts-comptables, ambassadeurs de la digitalisation

Ces 15 dernières années, la dématérialisation est devenue une réalité pour les entreprises. Si les grandes entreprises ont depuis longtemps franchi le pas en s’équipant de multiples solutions de dématérialisation, il reste encore de nombreuses TPE et PME qui ne sont pas complétement digitalisées. La crise sanitaire et la généralisation du télétravail ont pu mettre en lumière la nécessité de s’affranchir du papier. Ainsi, même les entreprises les plus réfractaires au changement ont pris conscience des enjeux liés à la dématérialisation et sont prêtes à se laisser convaincre. Elles ont cependant besoin d’accompagnement et de conseils éclairés. Qui mieux que leur expert-comptable pour leur montrer la voie à suivre ?

Au cœur de l’activité des entreprises, l’expert-comptable est un acteur clé dans la mise en application des réglementations en vigueur. La généralisation de la facture électronique est le prochain grand chantier impactant toutes les entreprises et leurs experts-comptables. En effet, au 1^er juillet 2024, l’ensemble des entreprises opérant en BtoB assujetties à la TVA devront être capables de recevoir des factures électroniques et au 1^er janvier 2026, d’en émettre. Pour faciliter cette mise en place, les cabinets d’expertise comptable doivent s’emparer de ce sujet au plus vite.

Facture électronique : impacts et enjeux pour les cabinets d’expertise comptable et leurs clients

L’obligation de facturation électronique va changer en profondeur la façon de transmettre les factures. En effet, pour échanger des factures entre elles, les entreprises devront systématiquement passer soit par :

• le PPF : portail public de facturation
• une PDP : plateforme de dématérialisation partenaire

Dans ce nouveau contexte, la plupart des outils de création et de traitement des factures actuellement utilisés seront catégorisés comme des opérateurs de dématérialisation (OD). Ils ne seront pas en mesure transmettre les factures directement aux entreprises mais devront obligatoirement les faire transiter soit par le PPF soit par les PDP.

Pour en savoir plus, consultez l’article : PDP, PPF, OD : tout savoir sur les acteurs de la facturation électronique.

Quels impacts pour votre cabinet ?

Si votre cabinet n’a pas encore entamé sa transition numérique, l’obligation de facturation électronique va grandement bouleverser votre organisation, mais également vous faire gagner un temps précieux. En effet, la gestion des factures papier déposées par vos clients nécessite une saisie manuelle par vos collaborateurs, tâche à faible valeur ajoutée et chronophage. Ce traitement des documents papier augmente notamment le risque d’erreur et de perte de documents. La mise en place de la facture électronique va vous permettre de limiter les risques et d’automatiser vos processus. Vous pourrez ainsi réaffecter vos collaborateurs à des tâches plus stratégiques !

Si votre cabinet est déjà équipé d’un outil de collecte, d’analyse et/ou de traitement des factures, vous bénéficiez déjà de certains avantages de la dématérialisation. En revanche, avec l’obligation de facturation électronique, ces outils ne seront pas suffisants. Votre cabinet et vos clients devront choisir leur plateforme de réception et de transmission des factures : le PPF ou une PDP. En l’absence de choix, les entreprises seront automatiquement enregistrées sur le portail public de facturation (PPF).

Quels impacts pour vos clients ?

En fonction du niveau de digitalisation de vos clients, la généralisation de la facture électronique n’aura pas le même impact. Chez les TPE/PME encore en 100% papier, l’effort à fournir sera plus grand, mais les bénéfices aussi. En effet, vos clients vont devoir se doter de nouveaux outils et repenser leur organisation interne, notamment en matière de facturation. C’est dans ce contexte que vous entrez en jeu pour les accompagner dans cette évolution. Voici 3 actions qui peuvent être menées dès maintenant chez vos clients.

1. Réaliser un audit de l’existant

Aux côtés des entreprises au quotidien, les experts-comptables sont les mieux placés pour identifier leurs forces et leurs faiblesses. Vous êtes donc aux premières loges pour établir un audit de mise en place de la facturation électronique chez vos clients.

Pour cela, il sera primordial de connaître le degré de digitalisation de l’entreprise et de cartographier l’existant : outils utilisés, niveau de connaissance concernant l’obligation de facture électronique, ressources affectées, organisation actuelle, contraintes internes…

Ce n’est qu’une fois ce diagnostic réalisé et analysé qu’il sera possible d’identifier les actions à mettre en œuvre pour une mise en place simple et efficace de la facture électronique.

2. Sensibiliser vos clients à la facture électronique

L’anticipation et la sensibilisation sont les maitres mots d’une mise en place réussie. En effet, il est important de s’emparer du sujet et de commencer à communiquer auprès de vos clients sans attendre. En fonction des résultats de l’audit que vous aurez réalisé, la mise en œuvre sera plus ou moins complexe. Certains de vos clients auront besoin de votre aide pour décrypter l’obligation et comprendre le changement qui va les impacter. Cette mission nécessitera un temps de formation à prendre en compte.

Pour faciliter leur adhésion, il est opportun de leur faire prendre conscience des enjeux mais également des bénéfices que va leur apporter la facture électronique : diminution des coûts et des tâches administratives, fluidification des échanges avec le cabinet, meilleure gestion des factures, optimisation du pilotage de la trésorerie grâce à la réduction des délais de règlement… Il ne s’agit pas seulement de se conformer à la réglementation, mais bien de gagner en productivité et avoir un meilleur suivi des flux de facturation.

Pour que l’adoption de la facture électronique soit bénéfique à vos clients, comme à votre cabinet, la troisième et dernière étape consiste à choisir la bonne plateforme de facturation.

3. Aider à choisir la bonne plateforme

Vos clients devront faire un choix entre le portail public de facturation (PPF) ou l’une des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) pour transmettre et recevoir leurs factures.

Si vos clients s’orientent vers le PPF, ils devront continuer de vous envoyer leurs factures en parallèle. En effet, il n’est pas prévu d’accès dédié pour les experts-comptables permettant la récupération des factures, ce qui ajoutera une tâche supplémentaire.

Pour éviter le risque de désintermédiation et rester au cœur des flux de facturation des entreprises que vous accompagnez, il est préférable de leur conseiller une PDP avec un fonctionnement adapté à vos besoins et qui vous garantit de garder l’accès aux données.

Assurez-vous que la plateforme que vos clients sélectionneront est conforme aux exigences réglementaires mais également compatible avec leurs outils et les vôtres.

jefacture.com, future PDP de la profession

Solution à forte valeur ajoutée, jefacture.com est une plateforme pensée par des experts-comptables, pour les experts-comptables. Création et collecte de factures, OCR et vidéocodage, contrôles légaux, distribution des factures de vente, règlement des factures d’achat, archivage, intégration comptable, … la plateforme jefacture.com propose déjà un large éventail de services à destination des experts-comptables et de leurs clients.

A l’avenir, jefacture.com souhaite aller plus loin en devenant une plateforme de dématérialisation partenaire sur laquelle il sera donc possible de transmettre et de recevoir les factures, tout en gardant une maîtrise totale des flux des entreprises.

Choisir jefacture.com c’est anticiper l’obligation de facture électronique en familiarisant dès maintenant vos clients au sujet. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !