Nos points forts

Le traitement proposé par jefacture.com s’inscrit dans le cadre de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics pour 2024.

jefacture.com propose un traitement inédit à ce jour pour chaque facture confiée à la plateforme.
Les factures transmises entre fournisseurs et clients n’auront plus aucune forme papier, ce ne seront plus que des fichiers électroniques consultables sur écran.
Ces documents doivent être appréhendés et contrôlés rapidement avant d’être stockés dans le respect des préconisations en vigueur.

La création et la collecte multi-sources des factures

La plateforme permet de créer des factures de vente et/ou des avoirs. Elle permet également de collecter les factures d’achat et de vente par différents biais.

Le logiciel de facturation de l’entreprise peut être lié à jefacture.com et transmettre automatiquement les factures validées à la plateforme pour distribution.

Dans le même esprit, l’entreprise peut fournir à ses fournisseurs une adresse mail dédiée qui acheminera directement les factures d’achat sur la plateforme (ex : SIREN@mg.jefacture.com).

Les factures peuvent également être déposées manuellement, récupérées par picking (collecte directe chez les fournisseurs), transmises automatiquement par les grands facturiers ou prises en photo depuis l’application mobile.

Une reconnaissance optimisée des mentions de la facture

Les documents confiés à la plateforme peuvent être, entre autres, des factures papier scannées, des photos prises depuis l’application mobile, des fichiers PDF natifs.

Dans tous ces cas, le contenu de la facture est lu et traité automatiquement par notre OCR.

La prestation proposée par jefacture.com intègre systématiquement une intervention manuelle de nos assistants pour compléter le travail de l’outil. Ceci vous permet ainsi d’obtenir une reconnaissance optimale.

Nous considérons en effet que cette tâche ne doit pas être assumée ni par l’entreprise ni par le collaborateur du cabinet.

Des contrôles métier et légaux systématiques

Les données obtenues sont contrôlées : vérification de la présence des mentions indispensables pour traiter le document, contrôle de l’équilibre et de la cohérence comptable des valeurs présentes.

Ensuite, l’existence des tiers identifiés sur la pièce est vérifiée sur les bases de données SIRENE, InfoGreffe ou autres suivant l’origine géographique de la facture.

Dans certaines circonstances, la validité de la facture sera soumise à confirmation par le cabinet plutôt que par l’entreprise.

Création d'un document au format Factur-X

La plateforme jefacture.com transforme systématiquement toutes les factures qui transitent par la plateforme au format Factur-X.

Le format Factur-X est un fichier « mixte » contenant le PDF de la facture, auquel est attaché un fichier XML contenant les informations de la facture.

Bien entendu, les factures fournies à jefacture.com dans ce format seront conservées en l’état.

Apposition d'un scellement qualifié sur chaque document Factur-X

Chaque document Factur-X est scellé avec lecachet de l’Ordre des experts-comptables qui mentionne le SIREN de l’entreprise concernée et celui du cabinet responsable du dossier au moment de la prise en compte de cette facture.

jefacture.com met en oeuvre un cachet électronique avancé eiDAS reposant sur un certificat qualifié de cachet électronique.

Un archivage respectant les principes du BOFIP

Notre archivage respecte les quatre modalités indispensables pour chaque document :
– Identification et authentification de son origine,
– Intégrité : garantie de non altération,
– Maintien de son intelligibilité et de sa lisibilité,
– Traçabilité : conservation de la trace de l’ensemble des opérations effectuées sur le document.

Ces documents restent bien entendu consultables par l’entreprise pendant une durée minimale de 10 ans.

Un traitement comptable simplifié et accéléré

Les factures d’achat et de vente archivées systématiquement au format Factur-X contiennent, dans un fichier structuré xml, toutes les informations utiles à leur codification comptable.

L’outil de production comptable du cabinet pourra appeler les factures non traitées comptablement grâce aux API fournies, et la simple lecture du fichier xml présent dans chaque facture permettra d’établir une proposition d’écriture comptable.

La ventilation comptable, encadrée par le collaborateur, s’appuie sur des données présentes et contrôlées.

Distribution des factures de vente aux clients de l'entreprise

jefacture.com propose de gérer la distribution des factures de vente de l’entreprise.

Dès leur émission par l’entreprise, elles intègrent la plateforme et sont distribuées par mail simple, par mail avec option de paiement intégrée, via Chorus Pro, vers un autre dossier jefacture.com et même en éditique (format papier) s’il le faut.

Pour chaque client destinataire, le choix du mode de distribution sera mémorisé dans sa fiche.

Les fonctionnalités de paiement disponibles en option

jefacture.com permet à l’entreprise de gérer ses règlements fournisseurs directement depuis la solution.
Il suffit de sélectionner une ou plusieurs factures reçues d’un ou plusieurs fournisseurs et de sélectionner le compte bancaire à débiter.

Pour les factures de vente transmises aux clients par mail, l’émetteur peut intégrer un bouton permettant le règlement de la facture depuis celui-ci.