Nos points forts

Le traitement proposé par jefacture.com s’inscrit dans le cadre de la généralisation de la facture électronique annoncée par les pouvoirs publics pour 2023.

jefacture.com propose un traitement inédit à ce jour pour chaque facture confiée à la plateforme.
Les factures transmises entre fournisseurs et clients n’auront plus aucune forme papier, ce ne seront plus que des fichiers électroniques consultables sur écran.
Ces documents doivent être appréhendés et contrôlés rapidement avant d’être stockés dans le respect des préconisations en vigueur.

Une collecte de factures multi-sources

Les factures d’achat et de vente doivent parvenir au plus tôt sur la plateforme.

Le logiciel de facturation de l’entreprise pourra ainsi transmettre automatiquement les factures validées à jefacture.com pour distribution.

Dans le même esprit, l’entreprise pourra fournir à ses fournisseurs une adresse mail dédiée qui acheminera directement les factures d’achat sur la plateforme (ex : MesAchats@jefacture.com).

Bien évidemment, les factures pourront être déposées manuellement, récupérées par picking (collecte directe chez les fournisseurs), transmises automatiquement par les grands facturiers ou par prise de photo depuis l’application mobile,…

Une reconnaissance à 100% des mentions de la facture

Les documents confiés à la plateforme pourront être, entre autres, des factures papier scannées, des photos prises depuis l’application mobile, des fichiers PDF natifs.

Dans tous ces cas, le contenu de la facture devra être lu et interprété. Aucun outil de reconnaissance ne peut aujourd’hui offrir 100% de reconnaissance des informations présentes sur la facture.

La prestation proposée par jefacture.com intègre systématiquement une intervention de nos assistants pour compléter le travail de l’outil et vous permettre ainsi d’obtenir une reconnaissance à 100%.

Nous considérons en effet que cette tâche ne doit pas être assumée ni par l’entreprise ni par le collaborateur du cabinet.

Des contrôles métier et légaux systématiques

Les données obtenues vont subir des contrôles liés à la vérification de la présence des mentions indispensables pour traiter le document, au contrôle de l’équilibre et de la cohérence comptable des valeurs présentes.

Ensuite, l’existence des tiers identifiés sur la pièce va être vérifiée sur les bases de données SIRENE, InfoGreffe ou autres suivant l’origine géographique de la facture.

Dans certaines circonstances, la validité de la facture sera soumise à confirmation par le cabinet plutôt que par l’entreprise.

Création d'un document au format Factur-X

La plateforme jefacture.com va stocker systématiquement des fichiers au format Factur-X.
Nous allons donc, pour chaque facture papier scannée, chaque photographie de facture et chaque fichier PDF, construire un document hybride au format Factur-X pour disposer systématiquement de l’image de la facture pour l’oeil humain et du fichier structuré pour le traitement par les systèmes d’information.

Bien entendu, les factures fournies à jefacture.com dans ce format seront conservées en l’état.

Apposition d'un scellement qualifié sur chaque document Factur-X

Chaque document Factur-X sera scellé avec un cachet de l’Ordre des experts-comptables qui mentionnera le SIREN de l’entreprise concernée et celui du cabinet responsable du dossier au moment de la prise en compte de cette facture.

jefacture.com met en oeuvre un cachet électronique avancé eiDAS reposant sur un certificat qualifié de cachet électronique.

Un archivage respectant les principes du BOFIP

Notre archivage respecte les quatre modalités indispensables pour chaque document :
– Identification et authentification de son origine,
– Intégrité : garantie de non altération,
– Maintien de son intelligibilité et de sa lisibilité,
– Traçabilité : conservation de la trace de l’ensemble des opérations effectuées sur le document.

Ces documents restent bien entendu consultables par l’entreprise pendant une durée minimale de 10 ans.

Un traitement comptable simplifié et accéléré

Les factures d’achat et de vente archivées systématiquement au format Factur-X vont contenir, dans un fichier structuré xml, toutes les informations utiles à leur codification comptable.

L’outil de production comptable du cabinet pourra appeler les factures non encore traitées comptablement grâce aux API fournies, et la simple lecture du fichier xml présent dans chaque facture permettra d’établir une proposition d’écriture comptable.

La ventilation comptable, encadrée par le collaborateur, s’appuiera sur des données systématiquement présentes et contrôlées.

Distribution des factures de vente aux clients de l'entreprise

jefacture.com propose de gérer la distribution des factures de vente de l’entreprise.

Dès leur émission par l’entreprise, elles intègrent la plateforme et sont distribuées par mail simple, par mail avec option de paiement intégrée, via Chorus Pro vers les entités publiques, vers un coffre-fort numérique, en EDI et même en éditique (format papier) s’il le faut.

Pour chaque client destinataire, le choix du mode de distribution sera mémorisé dans sa fiche.

Les fonctionnalités de paiement disponibles en option

Dès juillet 2020, jefacture.com va permettre à l’entreprise de gérer ses règlements fournisseurs directement au vu des factures reçues et au sein de la solution.
Il suffira de sélectionner une ou plusieurs factures reçues d’un ou plusieurs fournisseurs et de sélectionner le compte bancaire à débiter.

Pour les factures de vente transmises aux clients par mail, le destinataire pourra ordonner le règlement à bonne date dès réception de la facture.

Cette simplicité doit inciter au respect et donc à la réduction effective des délais de paiement.