Aucun processus comptable, y compris la facturation, n’échappe à l’essor du numérique. Entre le 1er juillet 2024 et le 1er janvier 2026, un nouveau dispositif entrera en vigueur, selon lequel toutes les entreprises opérant en BtoB et quelle que soit leur taille, devront se conformer à l’obligation d’émission et de réception des factures au format électronique. Cette volonté de Bercy de généraliser la facturation électronique trouve ses fondements dans le besoin de simplifier la vie des entreprises et d’harmoniser les pratiques à l’échelle de l’Union européenne. Retrouvez dans notre article tout ce que l’expert-comptable doit savoir sur la dématérialisation des factures.

 

Qu’est ce que la dématérialisation des factures ?

Les différents types de factures électroniques

Pour être reconnue comme telle, la facture électronique doit suivre tout son cycle de vie au format électronique, depuis sa création en passant par son émission, jusqu’à son archivage. Afin d’avoir une valeur juridique, une facture électronique, sous réserve d’acceptation par le destinataire, doit assurer trois conditions à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation :

    1. L’authenticité de l’origine qui garantit l’identité de l’émetteur de la facture
    2. L’intégrité du contenu qui garantit la non-modification des données de la facture
    3. La lisibilité de la facture dans le temps

A partir de ces prérequis, on peut distinguer trois types de format de factures électroniques.

Les factures au format structuré

Les données de facturation sont échangées par EDI (échange de données informatisé) dont « les normes définissent l’emplacement et l’ordre des informations dans un format de document »[1]. Cet échange s’effectue entre les 2 systèmes d’informations via un protocole de communication (X400, AS2…) convenu au préalable. L’échange de factures au format structuré permet d’automatiser les traitements et l’intégration complète des données dans les chaines comptables. Cependant, la mise en place de la facturation au format EDI est assez complexe à déployer par les TPE et nécessite que les deux interlocuteurs soient opérationnels en même temps. Il existe plusieurs formats de factures EDI tels que EDIFACT, XML, etc.

[1] Source : article « Qu’est-ce que l’échange de données informatisé (EDI) ? »

Les factures au format non structuré

Ce format permet d’afficher le contenu de la facture sous forme d’image, non modifiable. Il s’agit par exemple de factures au format PDF/A-3. Faciles à créer avec n’importe quel logiciel de facturation du marché, les factures non structurées assurent l’intégrité et peuvent être sécurisées par une signature électronique. Ce type de factures est facilement transmis par email ou déposés sur des portails.

Les factures au format hybride

L’un des exemples de facture au format hybride est le format Factur-X. Il est le fruit d’une collaboration franco-allemande, présenté en 2017 au Forum National de la Facture Electronique. La facture au format Factur-X se présente comme un format mixte alliant un fichier PDF/A3, lisible par l’œil humain, auquel sont associées les données de facturation au format XML, permettant d’automatiser les traitements. Ce format répond à la norme européenne EN16931, servant de référence pour l’édition des factures B2B et B2G (Business-to-Government).

 

E-invoicing et e-reporting : qu’est ce que c’est ?

Ces anglicismes utilisés par l’administration fiscale concernent la transmission des factures d’une entreprise à une autre (e-invoicing) et la transmission des données (de paiement, relatives aux exportations…) à l’administration fiscale (e-reporting).

Dans son rapport « La TVA à l’ère du digital », la DGFiP a répondu aux objectifs de la réforme en préconisant « une solution mixte reposant à la fois sur la facturation électronique [e-invoicing] et la transmission de données pour répondre à l’ensemble des objectifs poursuivis [sous forme d’e-reporting] ».

 

Calendrier de généralisation de la facture électronique : 2023 ou 2024 ?

La dématérialisation des factures pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA a été introduite par la loi de Finances 2020. Ce grand chantier pour les entreprises et les experts-comptables s’inscrit dans le sillage de la dématérialisation obligatoire des factures déjà mise en œuvre pour les échanges des fournisseurs avec les entités publiques à travers le portail Chorus Pro depuis le 01 janvier 2017.

L’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique initialement prévue au 1er janvier 2023 a été finalement repoussée au 1er juillet 2024. A compter de cette date, les entreprises de toute taille, opérant en B2B et assujetties à la TVA, devront être en mesure de recevoir des factures électroniques.  Les grandes entreprises devront également, à cette date, avoir la capacité d’émettre les factures électroniques dans les formats requis. L’obligation d’émission se généralisera progressivement à toutes les tailles d’entreprises : au 1er janvier 2025 pour les ETI et au 1er janvier 2026 pour les TPE/PME.

Après cette date, les factures papier ne seront plus autorisées dans les échanges B2B.  Le non-respect de l’obligation d’émission d’une facture sous forme électronique entraînera une amende de 15 euros par facture et le non-respect de l’obligation de transmission des données de 250 euros par transmission (chacune plafonnée à 15 000 euros par année civile).

Selon l’estimation du ministère chargé de l’Économie, la généralisation de la facture électronique devrait permettre d’économiser au moins 4,5 milliards d’euros tout en poursuivant les 4 objectifs suivants :

    • simplifier la vie des entreprises
    • renforcer leur compétitivité en connaissant les activités des entreprises en temps réel
    • simplifier les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations
    • lutter contre la fraude fiscale

L’ordonnance n°2021-1190 du 15 septembre 2021 est venue préciser les modalités de mise en œuvre des nouvelles obligations en matière d’émission de factures et de transmission des données à l’administration fiscale. Elle énonce notamment que les entreprises pourront choisir de transmettre leurs factures :

  • soit via le Portail Public de Facturation (PPF)
  • soit via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

ECMA, satellite du Conseil National de l’Ordre des experts-comptables (CNOEC), s’est emparé du sujet rapidement en lançant, dès avril 2020, jefacture.com. Cette plateforme à destination des experts-comptables et de leurs clients permet de gérer les factures électroniques et a l’ambition de devenir la PDP de référence de la profession comptable.

 

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

Gains de temps et d’espace pour les entreprises, réduction du risque d’erreur, optimisation des échanges… Les avantages de la dématérialisation des factures sont nombreux. Voici quelques arguments à déployer auprès de vos clients pour les convaincre de ses bienfaits.

Grâce à la facturation électronique, les entreprises renforcent leur compétitivité en gagnant en temps et en productivité

Avec la dématérialisation des factures de A à Z, les entreprises créent un cercle vertueux en assurant leur traçabilité et en automatisant les workflows. Les délais de paiement sont également diminués puisque les entreprises sont alertées de la bonne réception de leur facture par leur client et peuvent les relancer automatiquement. Grâce à la facturation électronique, la durée du cycle de traitement d’une facture est réduite de moitié, voire de 5 fois[2]. Du côté des experts-comptables, le pilotage de l’activité économique permet ainsi une meilleure connaissance de l’activité globale de l’entreprise.

La dématérialisation ne doit pas être considérée comme couteuse

Certaines entreprises peuvent craindre que la dématérialisation soit synonyme de hausse des dépenses. Cependant, si l’on remet en perspective le coût d’acquisition d’une solution numérique versus les bénéfices qui en découlent, on s’aperçoit que celui de la dématérialisation des factures n’est pas si élevé pour l’entreprise. En effet, le retour sur investissement de l’abandon des factures papier tient compte :

    • Du gain de temps passé sur la saisie des données de facturation
    • De la suppression des coûts d’impression papier / achat fourniture / envoi courrier postal
    • Des relances en cas de retard de paiement
    • Des suppressions de pénalités, etc.

Le ministère de l’Economie estime le coût de traitement d’une facture entrante, de sa saisie à sa validation, entre 14 et 20 euros. Avec la dématérialisation, ce montant est drastiquement diminué et passe à 4 euros.

La dématérialisation des factures facilite la mise en conformité avec la règlementation fiscale

Le pré-remplissage des déclarations TVA qui sera rendu possible grâce à la dématérialisation, offre un gain de temps significatif. L’administration fiscale pourra consulter directement les factures et sera ainsi en mesure de détecter les fraudes à la TVA au moyen de recoupements automatisés entre les informations sur les factures émises et les factures reçues, repérer l’insolvabilité des entreprises et éviter les erreurs de calcul. La Commission européenne avance le chiffre de 12,7 milliards d’euros non perçus dus à des fraudes et pouvant être récupérés grâce à la facturation électronique.

La dématérialisation des factures, un geste pour l’environnement

Selon l’Agence pour la transition écologique, un employé du secteur public utilisait en 2017 en moyenne 80 kg de papier par an. Si l’on remonte la chaîne de production du papier, on constate que les dépenses en eau et en électricité sont considérables. Un rapport du Worldwatch Institute (Paper Cuts : recovering the paper landscape) indique que pour fabriquer une tonne de papier, il faut jusqu’à 3,5 tonnes de bois et 60 litres d’eau. Plus en aval dans le processus de facturation, l’envoi par La Poste d’une facture papier génère 15 grammes de CO2. Mais alors qu’en est-il des factures électroniques ? Les émissions de gaz à effet de serre dégagées représentent 20 grammes par facture électronique. L’impact sur l’environnement de la facture électronique est moins important si elle n’est jamais rematérialisée au format papier.

[2] Source EY -Worlwide electronic invoicing survey 2018

 

Facturation électronique : quelles sont les solutions disponibles ?

A l’aune de l’obligation de facturation électronique, les entreprises et les cabinets d’expertise-comptable devront décider de la meilleure solution pour réceptionner et transmettre leurs factures. A défaut, ils seront automatiquement dirigés vers le PPF.

Le Portail Public de Facturation (PPF)

Le Portail Public de Facturation (PPF) délivrera aux entreprises qui en auront fait le choix, un service gratuit d’émission et de réception des factures au format électronique. A noter que les données des PDP seront centralisées sur le PPF pour être par la suite transmises à l’administration fiscale. Ce portail gèrera également l’annuaire répertoriant la PDP choisie par chaque entreprise concernée par cette obligation.

Du point de vue des experts-comptables mais également des entreprises, la solution du PPF n’est pas la plus optimale. En effet, les experts-comptables n’auront pas la possibilité de récupérer les factures de leurs clients depuis le PPF, car aucun accès ne leur sera dédié. En conséquent, les entreprises devront renvoyer manuellement les factures à leur expert-comptable.

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP)

Payantes, les PDP proposeront les mêmes fonctionnalités que le PPF, enrichies de services complémentaires selon les plateformes : module de règlement des factures, accès dédié expert-comptable… Pour être en règle, les PDP devront être immatriculées et certifiées.

Les questions à se poser pour bien choisir sa PDP

Si vous vous êtes décidés à passer par une PDP, voici quelques questions qui devraient vous aiguiller dans le choix de la solution la plus adaptée :

La solution est-elle pratique pour l’ensemble de mes collaborateurs ?

Pour convaincre les collaborateurs les plus réticents à prendre le virage du full numérique, la solution devra être ergonomique et facile à prendre en main. La plateforme doit également proposer une assistance disponible pour mettre en place l’outil et suivre le client sur le long terme.

Sur quelle fourchette de prix se trouve la solution proposée ?

Le coût d’une PDP peut varier d’une plateforme à une autre. Y-a-t-il ou non un abonnement ? A combien revient une facture validée ?

Est-ce que la plateforme propose d’archiver les factures ?

L’archivage sécurisé est un impératif que la plateforme doit remplir. Assurez-vous que la solution choisie le respecte. Analysez également les autres fonctionnalités existantes et si des modules externes sont à rajouter ou si tout est intégré.

 

Obligation de facturation électronique : le rôle de l’expert-comptable 

Véritable conseiller de l’entreprise, l’expert-comptable – outre son rôle dans la gestion des obligations comptables – est un conseiller de proximité. Votre rôle dans la transition numérique des entreprises et dans son accompagnement au changement est clé.

Après un premier audit de l’existant réalisé dans l’entreprise, vous pourrez activer le processus de mise en place de la facturation électronique chez votre client. Vous pourrez ainsi conseiller la meilleure plateforme en fonction des besoins de votre client, le PPF ou une PDP. Pour plus de transparence et de simplicité, vous aurez tout intérêt à recommander une PDP pour rester au cœur des flux de facturation.

Lire aussi : Le rôle des experts-comptables dans la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures est plus qu’en marche. Plus vous sensibiliserez vos clients en amont, plus la transition se fera dans de bonnes conditions.

Dédiée aux experts-comptables, jefacture.com est une plateforme particulièrement adaptée pour anticiper l’obligation de facturation électronique et garantir la fluidité des transactions entre votre cabinet et vos clients : création et collecte de factures, OCR et vidéocodage, contrôles légaux, transformation des factures au format Factur-X, scellement des factures avec le cachet de l’Ordre des experts-comptables, distribution des factures de ventes, règlement des factures d’achats, intégration comptable, archivage des factures pendant 10 ans…, jefacture.com propose déjà un panel de fonctionnalités afin d’accompagner les entreprises dans leur gestion des factures électroniques. Vous souhaitez en savoir plus ? Contactez-nous !